1968
Les possibilités d'utilisation, par les organisations internationales
non gouvernementales, d'ordinateurs et de traitement électronique des données
- / -
Note presentée a l'Assemblée générale de la Fédération des associations internationales
établies en Belgique (Bruxelles, 1968). Traduit de l'anglais. Publié dans
Associations Internationales, 21, 1969, 6-7, pp 329-339. English
version (revised)
Le présent rapport se divise en quatre parties :
Composition par le moyen d'ordinateurs de textes d'ouvrages
imprimés
Il s'agit là d'un procédé par lequel le manuscrit est converti en caractères
enregistrés par ordinateur. L'ordinateur compose le texte, justifie les lignes
et produit les instructions nécessaires sur une bande de papier perforé qui
peut être utilisée en vue d'actionner automatiquement certains types de machines
à imprimer.
Pourquoi ?
La composition par ordinateur peut s'avérer utile aux organisations internationales
dans diverses circonstances. Les avantages de ce procédé sont les suivants
:
-
réduction des frais de composition par suite du fait que :
- le texte peut être frappé par du personnel moins qualifié et partant, à
moindre frais;
- les instructions quant à la justification et à la césure sont établies
plus rapidement grâce à l'ordinateur;
- il peut être réalisé une composition optimale permettant d'épargner jusqu'à
5 % d'espace par page.
- rapidité de l'exécution de la composition des textes une fois les données
enregistrées.
- possibilité de choisir n'importe quel corps ou caractère d'imprimerie ou
espacement sans devoir enregistrer à nouveau les données (possibilité valable
pour la 1ère édition comme pour des éditions ultérieures ou d'autres ouvrages
réalisés en partant des mêmes données).
- il est aisé d'apporter des ajoutes ou des modifications aux ouvrages bibliographiques
ou de références.
-
il est possible de préparer des ouvrages de références comprenant deux
parties (par exemple la liste de personnes faisant partie des organisations
et la liste de personnes par rapport aux organisations dont elles font partie),
ceci en composant une des parties du texte seulement et en reclassant ensuite
pour la seconde partie les données de façon automatique.
- le texte peut être emmagasiné sous une forme compacte et à frais réduits.
- la composition est toujours prête à l'impression cl ne se détériore pas
comme il peut arriver à la composition en métal coulé.
-
la correction des épreuves nécessite moins de travail.
- l'on atteint une souplesse considérable dans l'impression en sélectionnant,
en vue de publications différentes, certaines parties du texte enregistré.
- rapport possible avec les envois du volume, la facturation, les rappels
et les opérations administratives.
- le texte peut être analysé en vue de la préparation automatique d'index.
Fonctionnement pratique.
-
l'association internationale éditrice ou l'imprimeur indique sur le
manuscrit dactylographié la dimension et la sorte de caractères, etc...
de façon normale.
- le texte est transmis au bureau du service d'ordinateurs où un opérateur
redactylographie le texte au moyen de codes spéciaux indiquant chaque variation
des dimensions et du choix du caractère, etc... sur une bande de papier perforé
(ceci peut également se faire dans les bureaux de l'association internationale
en une seule dactylographie directe. Dans ce cas la bande de papier perforé
est transmise par la suite au service d'ordinateurs).
- la bande perforée est lue par un ordinateur et emmagasinée. Elle peut par
la suite être analysée en vue d'études, ou bien modifiée. Lorsqu'il s'agira
de reproduire une partie du texte, l'ordinateur se chargera de le justifier
en lignes d'impression et de préparer une épreuve.
- le rédacteur corrige l'épreuve de façon normale. Les instructions relatives
aux corrections sont préparées et incorporées par l'ordinateur de la même
façon que précédemment. Cette opération peut être répétée si nécessaire.
- l'ordinateur divise enfin le texte en pages, ajoute les titres et la numérotation
des pages (il est possible de préparer automatiquement des index à ce stade).
L'ordinateur prépare une bande de papier perforé qui commandera une linotype
ou l'impression photographique.
- les stades suivants relèvent des procédés courants d'imprimerie.
De la façon dont la composition automatique par ordinateur pourrait être
utilisée par l'Union des Associations Internationales.
-
il serait possible de taire enregistrer par ordinateur des données qui
pourraient être utilisées à volonté en vue de l'impression des ouvrages
suivants : l'Annuaire des organisations internationales et ses suppléments
trimestriels ( 1.000 pages), l'Annuaire bibliographique des comptes rendus
des congrès internationaux et ses suppléments mensuels (800 pages), le Calendrier
des congrès internationaux et ses suppléments mensuels (3.000 rubriques).
Chacune de ces publications fait appel à des données communes à elle-même
et aux autres; le changement de l'une de ces données, par exemple l'adresse
ou la dénomination d'une organisation, doit se trouver reflété dans toutes
ces publications.
- le texte serait dactylographié sur bande de papier perforé (à une seule
reprise) en les bureaux de PU.A.l. Cette bande serait traitée chaque mois
par ordinateur en vue de préparer les instructions relatives aux divers suppléments.
Ces instructions seraient traitées par l'imprimeur selon le procédé exposé
cidessus.
- en vue de la mise à jour de l'Annuaire des organisations internationales
par exemple, il serait possible d'obtenir grâce à l'ordinateur des épreuves
des rubriques concernant chaque organisation, telles qu'elles figurent à l'édition
précédente, accompagnées de l'adresse exacte imprimée de telle sorte qu'elle
puisse être lue par la fenêtre d'une enveloppe, envoyée à l'organisation intéressée.
- lorsque toutes les modifications ont été enregistrées, il est possible
de préparer automatiquement les index suivants : répartition géographique
des sièges, index de mots clés, des dirigeants principaux, des sigles des
organisations, mots clés français, etc.-
- citons encore d'autres avantages tels que : la localisation rapide de toutes
les données se rapportant à une organisation déterminée; la possibilité d'imprimer
certaines parties sélectionnées de textes se rapportant par exemple aux consrès
d'organisations médicales, des textes décrivant les organisations ayant trait
à l'agriculture, des données bibliographiques relatives à l'industrie chimique,
du répertoire des dirigeants d'organisations internationales, etc...; le collationnement
et la publication d'informations pour lesquelles l'on estimait que les frais
ou le coût de la main d'œuvre étaient trop élevés. On pourrait aussi
prévoir la publication régulière parallèle à la sortie de presse de l'Annuaire,
d'un volume rassemblant un ensemble de statistiques diverses sur les organisations
internationales, leurs membres, leurs dirigeants, leur structure, leurs langues
de travail, leurs budgets, leurs congrès et autres activités.
Exemples d'autres usages.
Parmi les principales applications possibles, notons la préparation d'ouvrages
de références publiés à des intervalles réguliers et donnant des informations
à jour, par exemple : Annuaires, encyclopédies, listes de membres, extraits
et index, répertoires téléphoniques, bibliographies, etc... Le texte enregistré
sur bande perforée peut servir de base à des travaux de recherches et d'études,
présentant l'avantage considérable que ces études sont effectuées de façon
rapide et que les données y contenues sont facilement tenues à jour. Dans
un proche avenir il sera possible d'employer l'impression automatique par
ordinateur pour des opérations uniques telles que comptes rendus de congrès,
revues, livres, etc...
Quelques chiffres
-
la bande perforée originale est lue par l'ordinateur à raison de 500
à 1.000 caractères/sec. : l'opération se déroule à raison de 4,000 caractères
par seconde.
- l'ordinateur produit des épreuves à raison de 1.000 lignes à la minute.
- des index alphabétiques portant sur 20.000 rubriques peuvent être produits
en quelques heures au lieu de nécessiter des mois de travail.
- la mise en page finale est une question d'heures plutôt qu'une question
de mois (environ 30 à 50 secondes par page).
Frais
Il est difficile de donner une estimation de frais si ce n'est pour un problème
bien déterminé. Dans le cas du problème de l'U.A.I exposé ci-dessus, il appert
de la comparaison d'offres d'imprimeurs utilisant les procédés classiques
avec l'offre d'un imprimeur ayant recours aux procédés d'impression automatique
par ordinateur, que cette dernière offre est moins chère que certaines des
offres basées sur les méthodes traditionnelles. Ceci sans même tenir compte
des avantages résultant de la rapidité et de la possibilité de réaliser des
publications spécialisées, des études, etc.,.
Stockage et utilisation des données
Les ordinateurs et les installations à cartes perforées présentent une souplesse
considérable pour ce qui est du stockage de données destinées à être utilisées
par la suite pour différentes études.
Avantages de l'emploi d'ordinateurs
-
forme compacte du stockage de ces données.
- codes sur caries perforées : 160.000 caractères sur 40 x 20 x 9 cm.
- informations sur bandes magnétiques : de 800.000 à 20.000.000 de caractères
sur une bande de 800 m x 1,25 cm.
- informations sur disque magnétique : de 5 à 8.000.000 de caractères par
disque.
- vitesse à laquelle l'information enregistrée peut être traitée.
- cartes perforées : à raison d'environ 1.300 caractères à la seconde.
- bandes magnétiques : jusqu'à environ 120.000 caractères à la seconde.
- disques : à raison d'environ 260.000 caractères à 'la seconde.
- souplesse et multiplicité des diverses formules pouvant être utilisées.
- rapidité avec laquelle il est possible de combiner des données, même si
elles sont enregistrées en ordre différent, ou sur différentes bandes et/
ou disques.
Quelles sont les sortes de travaux de recherche que les OING peuvent utilement
effectuer sur ordinateurs ?
L'on peut se servir des données pour deux sortes de recherches, principalement
:
-
les données peuvent être réunies et traitées une seule fois, en vue
d'un travail de recherche unique.
- les données peuvent être réunies et mises à jour en vue d'études effectuées
à des intervalles réguliers ou sur demande.
Le recours aux ordinateurs s'avère le plus intéressant lorsque ;
-
il y a lieu de traiter un volume considérable de données, p. ex. 10.000
assemblées avec 5 éléments d'étude.
- le nombre de données est plus réduit mais le nombre d'opérations à effectuer
est plus élevé; par exemple 5 assemblées avec 10.000 éléments d'étude.
Dans les deux cas cités, la quantité considérable de travail requis ferait
reculer l'OING qui aurait recours aux seuls procédés manuels.
De quelle façon une OING pourrait-elle entamer pratiquement de tels travaux
?
II y a lieu pour l'OING de :
- décider clairement à l'avance à quelles questions l'étude doit répondre.
- réaliser un schéma (établissement d'un formulaire) permettant de répondre
à chacune des questions pouvant être posée, au moyen d'un code unique ou d'une
combinaison de codes. Le schéma doit correspondre à l'image d'une carte de
80 colonnes. Dans chaque colonne, il est possible de perforer un des 64 caractères
(O à 9 et A à Z, etc...) de telle sorte que l'on obtient un maximum de 80
caractères par carte. Il est possible de choisir quelque combinaison de ces
caractères que ce soit.
Une étude portant notamment sur la question des langues employées pourrait
utiliser les codes suivants dans la partie de la carte réservée à la question
des langues :
Nombre de langues utilisées (colonne 3l) ;
-
une langue 1
-
deux langues 2
-
trois langues 3
-
quatre langues 4
-
cinq langues 5
-
six langues 6
-
plus de six 7
-
non indiqué8
-
Emploi de l'anglais (colonne 32 (oui 1 non 0 non indiqué 9)
-
Emploi du français (colonne 33 (oui 1 non 0 non indiqué 9)
-
examiner chacun des points sur lesquels porte l'étude, et remplir le
formulaire pour chacun, selon les codes établis pour décrire chaque variation.
Le formulaire-schéma est désigné sous le vocable de "document d'instruction
de perforation de cartes".
-
envoyer l'ensemble des schémas à un bureau d'ordinateurs où les codes
seront perforés sur des cartes à 80 colonnes, en se basant sur le schéma,
de telle sorte qu'une carte soit perforée par schéma utilisé.
- les cartes peuvent dès lors être traitées au moyen d'installations classiques,
en vue de les ordonner en groupes convenables et de compter ces groupes au
fur et à mesure. L'ordination se fait sur base d'un ou de plusieurs codes
(perforations) portés sur les cartes perforées.
- pour des études plus complexes, il est évidemment possible d'effectuer
également des statistiques lorsque les cartes sont traitées par ordinateur;
il est par exemple possible de déterminer la signification statistique de
données, d'établir des pourcentages, etc... Les résultats de telles opérations
seront communiqués sous forme imprimée.
- si l'on a recours à un ordinateur, il est possible d'emmagasiner sur bande
magnétique les données des cartes perforées, en vue d'opérations futures,
en réponse à des questions ayant trait aux codes déjà établis.
Exemple de l'usage d'ordinateurs en vue d'études
Il a été procédé à l'analyse par cartes perforées, de données dont l'UAI
disposait sous forme dactylographiée, au sujet de 2.500 organisations internationales
et des réunions internationales tenues par celles-ci au cours des cinq dernières
années. L'on utilisait une carte pour décrire chaque organisation. Un schéma
avait été établi pour chaque organisation et un autre pour chaque réunion;
chacun de ces schémas servit à préparer une carte perforée. L'étude a conduit
à préparer quelque 5.000 cartes perforées. Les cartes contenaient des données
telles que : date de fondation, nombre de membres, catégorie de budget, répartition
géographique, fréquence des assemblées, etc...
En utilisant ces détails et en les combinant de façon convenable, il a été
possible d'effectuer une vaste étude de l'évolution des congrès internationaux
et des répercussions que celle-ci pouvait avoir sur le projet d'érection d'un
centre de congrès.
Faisant appel à des procédés analogues, une ONG nationale de Grande-Bretagne
a récemment interrogé ses membres sur les sujets qu'ils aimeraient voir traiter
de préférence lors de leur prochain congrès.
Le questionnaire fut utilisé en tant que document d'instructions de perforation,
les cartes furent perforées et analysées comme ci-dessus. L'organisation a,
de la sorte, pu établir le programme de son congrès de façon à satisfaire
le plus grand nombre de ses membres.
Il semble que l'utilité que ces techniques peuvent présenter pour chaque
OING en vue de suivre et d'analyser l'évolution de sa branche propre, apparaît
suffisamment : statistiques portant sur l'état de santé en différents pays,
utilisation de statistiques ayant trait à l'éducation, emmagasinage et utilisation
de données bibliographiques, etc...
Frais
Il est très difficile d'évaluer les frais sans disposer de détails quant
au travail à effectuer. Chaque cas doit être jugé en particulier.
L'on peut répartir de la façon suivante les frais qu'impliqué ce mode de
traitement des données : établissement du schéma/document d'instruction de
perforation, réalisation du schéma pour chaque point du groupe à analyser,
perforation des cartes d'après les différents détails, traitement des cartes
perforées, analyse des résultats.
Les frais principaux sont ceux de la mise manuelle des données d'après chaque
détail sur le formulaire schéma. Un des avantages de l'emploi des procédés
automatiques est qu'aucune activité intellectuelle créatrice n'est requise
à partir du moment où le schéma est préparé. Le travail ne doit pas être fait
par un expert. L'expert ne doit consacrer son temps qu'à l'établissement du
schéma et à l'interprétation des résultats. Les frais de traitement au moyen
d'équipements classiques mécanographiques sont peu élevés (300 F.B. l'heure
au maximum), mais ne permettent que les opérations simples. Les ordinateurs
eux, dont l'heure d'utilisation est certes plus coûteuse, permettent par contre
un traitement très rapide d'opérations complexes, ce qui réduit considérablement
le temps d'utilisation de l'ordinateur. Les frais les plus importants consistent
en l'élaboration du programme de l'ordinateur en vue d'obtenir les résultats
désirés.
Opérations administratives courantes des OING
Chaque organisation internationale se trouve régulièrement confrontée avec
un ou plusieurs des problèmes administratifs suivants :
-
adressage de lettres, enveloppes, etc.
- abonnés,
- envois publicitaires,
- campagnes spéciales,
- envois de questionnaires,
- rappels de cotisation,
- convocations, etc...
- tenue à jour des listes de membres.
- organisation de congrès (encaissement des droits, facturation, tenue à
jour des listes de participants).
- établissement d'étiquettes pour l'envoi de colis.
- factures relatives aux commandes de publications :
- réductions diverses, change, nombre d'exemplaires, taxes, disposition,
etc.
- reçus;
- rappels de paiements;
- comptes annuels et mensuels;
- statistiques des effectifs, etc;
Pour une O.I.N.G., ces problèmes se compliquent du fait de remploi de différentes
langues.
Méthodes applicables aux problèmes administratifs
-
adressage et facturation manuelle à la machine à écrire.
- système manuel des plaques adressographes et facturation à la machine à
écrire.
- système électrique d'adressographe et machines comptables.
- mécanographie classique d'adressage et de facturation.
- système mécanographique faisant appel aux ordinateurs.
Dans chacun des cas, il importe de déterminer dans quelle mesure il y a lieu
d'acquérir ou de louer l'équipement nécessaire, ou de faire appel à un bureau
spécialisé.
Exemple : la solution envisagée par l'U.A.I. pour
résoudre ses problèmes administratifs.
L'U.A.I. se trouve confrontée avec la plupart des problèmes énumérés ci-dessus.
Elle a recours pour l'instant à l'adressographe manuel et à la préparation
à la machine à écrire de factures et rappels. Il est probable qu'au sein d'une
organisation commerciale, ces problèmes se verraient groupés en plusieurs
opérations majeures (pour chacune desquelles l'on établirait un "programme"). Chaque opération serait traitée séparément, l'une après l'autre. Ceci
implique la préparation coûteuse des programmes respectifs et ensuite le réglage
de la machine pour chaque opération différente. C'est là une façon fort dispendieuse
d'utiliser une machine, qui ne se justifie que lorsque le temps de travail
de la machine est beaucoup plus long que le temps de mise en marche pour ce
travail. La solution consiste à effectuer en une seule opération tout adressage
(publicité, abonnements, etc...) et toute facturation (y compris rappels,
états mensuels, etc.,.). Ces travaux pourraient être effectuées une fois par
mois par un service d'ordinateurs spécialisé, éventuellement avec l'aide d'un
équipement mécanographique classique.
En détail, la solution envisagée permettrait d'effectuer les travaux suivants
(en général, sur une base mensuelle) :
a Adressage :
-
envoi de la revue (mensuelle),
- envoi de la bibliographie courante (mensuelle).
- envoi des suppléments trimestriels à l'Annuaire,
- envois publicitaires,
- questionnaires en vue de recherches et d'études,
- rappel d'abonnement (annuel),
- demandes d'information de données pour le Calendrier des congrès (annuel),
- demandes d'information de données pour l'Annuaire des Organisations Internationales
(tous les deux ans),
- organisation de congrès (tous les trois ans),
- avis de changement d'adresse (pour usage intérieur).
b Facturation :
-
factures comportant les postes suivants (selon nécessité),
- réductions diverses,
- différentes langues,
- différentes monnaies,
- notes diverses (évitant l'envoi d'une lettre),
- calcul de la taxe,
- montant total en toutes lettres,
- nombre voulu de copies supplémentaires,
- autant de postes par facture que nécessaire.
- rappels aux membres ou clients :
- totalisation des factures non payées.
- état des montants payés,
- indication de premier, deuxième ou troisième rappel.
- reçus.
- rappels de cotisations.
- paiement de droits d'inscription aux congrès.
c Etiquettes :
-
pour chaque article mentionné sur la facture.
- indiquant à l'emballeur la publication commandée.
d Comptes :
-
total de factures, nombre et montant, par client ou par publication.
- total des paiements, nombre et montant, par client ou par publication.
- total des factures non payées, et montant, avec indication de la période
depuis laquelle elles sont dues (1, 2, 3 mois).
- total des frais postaux (publications, revues, publicité, autres).
- total mensuel, trimestriel ou annuel pour chaque publication (nombre de
commandes, montant, commission, etc...).
e Statistiques :
-
comptage et analyse aisée du fichier d'adresses d'après l'une des 30
(ou davantage) combinaisons possibles des codes.
f Liste des membres :
-
possibilité de produire à n'importe quel moment une liste à jour des
membres.
A présent que l'étude initiale est réalisée, PU.A.l. va entreprendre la spécification
du programme.
Participation d'autres O.I.N.G.
Dans le cas où d'autres organisations internationales souhaiteraient également
utiliser un travail à façon par ordinateur pour leurs opérations administratives
courantes, l'U.A.I. est prête à examiner le moyen de les faire bénéficier
des études déjà réalisées et de celles qui restent à accomplir. Le programme
déjà envisagé est assez général pour que d'autres organisations puissent y
insérer leurs problèmes particuliers. Cette co-opération serait particulièrement
utile pour les OING qui n'ont qu'un petit volume mensuel de données. Cependant,
une telle coopération devrait être établie dans un avenir proche, avant que
la spécification du programme soit achevée.
C'est au moment où la spécification est achevée, qu'il serait possible de
solliciter des offres permettant d'établir le coût précis pour les travaux
mensuels de chaque organisation participante. Toutes les études préparatoires
à cette spécification ne comportent aucun engagement ni aucun frais, visà-vis
des services bureaux.
Le recours à un service à façon
Le service à façon met un équipement coûteux à la portée de ceux qui recherchent
un équipement complexe mais qui n'en auraient l'usage que quelques heures
par jour ou par mois. Il y a plusieurs sortes de services spécialisés. Ils
peuvent être classés tout d'abord selon le travail qu'ils effectuent et l'équipement
qu'ils possèdent :
-
service de secrétariat, d'administration, de comptabilité.
- service bureau à équipement classique à cartes perforées.
- service bureau d'ordinateurs.
Ces deux derniers peuvent en outre être classés selon la nature de l'organisation
qui les régit et les buts qu'ils poursuivent :
-
les sociétés construisant les ordinateurs ont, en général, à leur siège
principal, un bureau de travail à façon destiné soit à aider leurs clients
lors de l'installation de leurs propres ordinateurs, soit à tester des programmes
ou à contribuer à la promotion de la vente.
- certaines de ces sociétés possèdent un ordinateur affecté principalement
au travail à façon et qui ne sert qu'accessoirement à la promotion de vente.
- il existe des bureaux commerciaux de service à façon qui louent des ordinateurs
à des sociétés les produisant, mais qui sont pour le reste complètement indépendants
de celles-ci.
- des a.s.b.l. ou des sociétés coopératives ont été créées par des organismes
industriels ou commerciaux pour former un bureau de service à façon pour leur
usage propre. Il est possible de se joindre à une telle organisation, qui
est sans but lucratif,
- de nombreuses sociétés commerciales n'ont pas le plein emploi de leurs
ordinateurs. Il est possible de s'arranger avec elles et de faire effectuer
une certaine quantité de travaux sur base contractuelle. Cette solution s'avère
souvent moins chère que le recours à un bureau commercial. _ il arrive que
des universités ou établissements de recherche scientifique n'aient pas le
plein emploi de leurs ordinateurs. Il est possible de s'arranger en vue de
faire effectuer une certaine quantité de travail sur base contractuelle.
Utilisation du service à façon.
a. Première analyse et création d'un dossier :
-
il importe, lorsque l'on traite des données, de pouvoir définir clairement
le but à atteindre pour l'emploi de méthodes plus complexes. A cet égard,
il est utile de s'entretenir du problème avec un expert d'un ou de plusieurs
services à façon, ou appartenant à une société indépendante de technique
d'organisation.
- lorsque le problème a été circonscrit, l'on peut établir un ensemble d'instruments
(un "'programme" pour l'ordinateur) et essayer celui-ci à la lumière de toutes
les exigences et exceptions d'un problème particulier. Si le problème est
complexe, plusieurs programmes peuvent être requis.
- afin de pouvoir être traitées sur ordinateur et à la vitesse à laquelle
ceux-ci opèrent, il , est nécessaire de transposer sur cartes perforées les
données dactylographiées sur des fiches ou des documents. En d'autres mots,
il y a lieu de convertir les fichiers en bandes ou disques magnétiques.
- à partir de ce stade, il est possible d'effectuer les opérations requises
à intervalles réguliers journaliers ou mensuels.
b. Opérations courantes :
-
Le nouveau procédé permet de traiter très rapidement les informations
qui arrivent chaque jour à l'O.I.N.G., tels que changements d'adresses,
etc... Toute opération de routine est confiée à l'ordinateur, le personnel
peut se consacrer aux décisions créatives uniquement. Pour une facture par
exemple, il suffirait d'indiquer le numéro du client ou du membre, le numéro
de code de la publication commandée, et la réduction à laquelle il a droit.
Ces données seraient portées sur une carte perforée. Ceci peut se faire
soit dans les bureaux de l'OING si la fréquence de telles opérations justifie
l'acquisition de l'équipement nécessaire, soit au bureau de service à façon.
Il en va de même de toutes les modifications du mois.
- l'opération serait effectuée chaque mois peutêtre en une demi-heure d'utilisation
d'ordinateurs, et les factures imprimées seraient ensuite envoyées à l'OING,
avec le décompte mensuel.
- le personnel est disponible de la sorte en vue de travaux créatifs non
routiniers, plus importants en vue de la promotion des objectifs de l'OING.
Passage des méthodes anciennes aux méthodes
élevctroniques
Pourquoi étudier des méthodes nouvelles ?
-
La plupart des OING sont soucieuses de dépenser de façon aussi efficace
que possible les fonds mis à leur disposition. Il est malheureusement nécessaire
de consacrer une partie de ceux-ci aux frais généraux permettant de maintenir
l'organisation en état de fonctionner. S'il est possible de réduire ces
frais ou s'il est possible de permettre au personnel de consacrer moins
de temps à des travaux routiniers, et plus de temps à la promotion des activités
de l'association, il en résultera une plus grande efficience de l'organisation.
- Il importe d'étudier continuellement les méthodes nouvelles en vue de déterminer
si les activités actuelles peuvent être effectuées plus efficacement, et s'il
est possible de réaffecter fonds, personnel et équipement à des fins qui augmenteront
la quantité d'activités "réelles", évitant ainsi ce que l'on peut appeler
"le gaspillage caché".
- Le personnel peut diminuer le temps qu'il doit, avec les méthodes anciennes,
consacrer au travail de correction, contrôle, etc...
-
Le Secrétaire Général peut être lui-même davantage libéré de toute obligation
de vérifier luimême les opérations de routine. Il doit pouvoir se consacrer
à la promotion des travaux de l'organisation en général.
Quelles sont les difficultés principales que les OING éprouvent à l'égard
des ordinateurs ?
-
Ignorance quant à la façon de déterminer si le recours aux ordinateurs
s'impose pour les opérations qu'elles ont à effectuer.
- Appréhensions et doutes quant au coût de l'usage des ordinateurs.
- Confiance et satisfaction procurées par les procédés classiques semi-manuels.
- Réticence à traiter les problèmes routiniers d'une façon rappelant les
procédés commerciaux et à but lucratif, de peur d'attenter au caractère de
l'OING.
- Crainte non justifiée que le contrôle de l'organisation ne passe en les
mains "d'experts" qui n'ont pas à cœur les buts de l'organisation.
- Crainte également non justifiée de devoir faire appel à du personnel spécialisé
et coûteux, au sein même de l'organisation.
- Confusion causée par le vocabulaire qu'affectionnent les experts en ordinateurs.
- Ignorance du fait que les premières consultations d'un expert en ordinateurs
sont gratuites.
Pourquoi les fabricants d'ordinateurs et les bureaux de service à façon
n'ont-ils pas cherché à entrer en rapport avec les OING ?
Nombre des problèmes cités se présentent également aux sociétés commerciales;
ils ont été résolus avec succès par les fabricants d'ordinateurs. Les raisons
pour lesquelles ceux-ci ne sont pas entrés en contact plus tôt avec les OING
sont :
- le manque de connaissances sur les organisations internationales non gouvernementales.
- l'impression générale, commune au monde gouvernemental et des affaires,
que les organisations sans but lucratif n'ont pas d'orientation efficace et
ne se soucient pas d'améliorer leur productivité.
- l'impression a priori que les organisations sans but lucratif n'ont pas
de problèmes suffisamment complexes pour avoir besoin de traitement automatique
des données.
- la crainte que les budgets modestes des OING ne leur permettent de consacrer
les fonds nécessaires à la solution de leurs problèmes.
- la quantité réduite des données "semi-commerciales" ou de routine
traitée.
- le peu de démarches des OING en vue de faire prendre conscience aux
fabricants d'ordinateurs du marché qu'elles représentent. En outre, les
OING ne sont peut-être pas assez reconnues comme étant un groupe d'organisations
bien défini.
- la plupart des sociétés fabricantes d'ordinateurs s'intéressent plus à
la location d'une machine entière qu'à l'utilisation partielle de leur propre
machine.
Quelles sont les démarches que les OING pourraient effectuer, et à qui
doivent-elles s'adresser ?
Les OING qui désirent mieux connaître les possibilités offertes par le traitement
électronique des données, peuvent faire appel aux organisations suivantes
:
- les différents bureaux de service à façon, mentionnés plus haut, qui seraient
disposés à discuter des problèmes particuliers en vue d'y apporter une solution
au moyen de l'équipement dont ils disposent.
- les bureaux de programmation indépendants qui ne disposent pas d'équipement
mais qui analyseront les problèmes et établiront des programmes pouvant être
utilisés sur la plupart des machines.
- l'U.A.I. envisage de préparer un programme établi tout spécialement à l'intention
des OING, et qui pourrait être utilisé de façon indépendante par les OING
ou conjointement avec l'UAI, dans le but de diminuer les frais en augmentant
le volume commun des données.
- des sociétés indépendantes de consultants en organisation étudieront le
problème pour le compte d'OING individuelles.
Ce que nous avons essayé d'accomplir.
Nous espérons qu'au moyen de la présente note, ainsi qu'au cours de l'assemblée
en vue de laquelle elle a été rédigée, nous aurons pu mettre en lumière les
possibilités d'emploi, par les OING, d'équipements complexes modernes. Nous
espérons avoir ouvert la voie qui mènera à des contacts entre les OING et
le monde des ordinateurs, en vue d'obtenir :
-
une plus grande efficacité et une productivité accrue pour chaque OING.
- une réduction du temps consacré par un personnel qualifié à des opérations
de routine journalière.
- un accroissement des activités des OING ne nécessitant pas un accroissement
de personnel.
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