Challenges to Comprehension Implied by the Logo
of Laetus in Praesens
Laetus in Praesens Alternative view of segmented documents via Kairos

1969

Les possibilités d'utilisation, par les organisations internationales non gouvernementales, d'ordinateurs et de traitement électronique des données

 

- / -

 


Préambule
Composition, par le moyen d'ordinateurs, de textes d'ouvrages imprimés
Stockage et utilisation des données pour des recherches et des études.
Opérations administratives courantes.
Passage des méthodes anciennes aux méthodes électroniques.


Publié dans Associations Internationales, 1969, 6-7, pp. 329-333 [PDF version] [English version]


Préambule

Dans quelle mesure, sous quelles formes et à guel coût lea ordinateurs peuvent-ils aider les associations internationales dans la réalisai ion de leurs opérations administratives courantes, flans leurs travaux de documentation et d'études, ainsi que la composition d'ouvrages imprimés ?

Cette question a été examinée au cours de l'Assemblée générale de la Fédération des Associations Internationales établies en Belgique, qui s'est tenue sous la présidence du Vicomte van Zeeland, le 11 juin 1968.

Les délégués des quelque 350 associations internationales non gouvernementales, à qui la Belgique offre l'hospitalité, ont pu entendre les conclusions de l'étude approfondie que l'Union des Associations Internationales a effectuée de l'emploi de travail à façon par ordinateur pour ses propres besoins et des pos sibilités qui s'offrent actuellement en Belgique à cet égard. Trois spécialistes, respectivement de nationalité française, australienne et belge, y ont fait des exposés et répondu aux questions des dirigeants d'associations internationales.

Composition par le moyen d'ordinateurs de textes d'ouvrages imprimés

Il s'agit là d'un procédé par lequel le manuscrit est converti en caractères enregistrés par ordinateur. L'ordinateur compose le texte, justifie les lignes et produit les instructions nécessaires sur une bande de papier perforé qui peut être utilisée en vue d'actionner automatiquement certains types de ma chines à imprimer.

Pourquoi?

La composition par ordinateur peut s'avérer utile aux organisations internationales dans diverses circonstances. Les avantages de ce procédé sont les suivants :

Fonctionnement pratique.

De la façon dont la composition automatique par ordinateur pourrait être utilisée par l'Union des Associations Internationales.

Exemples d'autres usages.

Parmi les principales applications possibles, notons la préparation d'ouvrages de références publiés à des intervalles réguliers et donnant des informations à jour, par exemple : Annuaires, encyclopédies, listes de membres, extraits et index, répertoires téléphoniques, bibliographies, etc... Le texte enregistré sur bande perforée peut servir de base à des travaux de recherches et d'études, présentant l'avantage considérable que ces études sont effectuées de façon rapide et que les données y contenues sont facilement tenues à jour. Dans un proche avenir il sera possible d'employer l'impression automatique par ordinateur pour des opérations uniques telles que comptes rendus de congrès, revues, livres, etc...

Quelques chiffres

Frais

Il est difficile de donner une estimation de frais si ce n'est pour un problème bien déterminé. Dans le cas du problème de l'U.A.I exposé ci-dessus, il appert de la comparaison d'offres d'imprimeurs utilisant les procédés classiques avec l'offre d'un imprimeur ayant recours aux procédés d'impression automatique par ordinateur, que cette dernière offre est moins chère que certaines des offres basées sur les méthodes traditionnelles. Ceci sans même tenir compte des avantages résultant de la rapidité et de la possibilité de réaliser des publications spécialisées, des études, etc.,.

Stockage et utilisation des données

Les ordinateurs et les installations à cartes perforées présentent une souplesse considérable pour ce qui est du stockage de données destinées à être utilisées par la suite pour différentes études.

Avantages de l'emploi d'ordinateurs

Quelles sont les sortes de travaux de recherche que les OING peuvent utilement effectuer sur ordinateurs ?

L'on peut se servir des données pour deux sortes de recherches, principalement :

Le recours aux ordinateurs s'avère le plus intéressant lorsque ;

Dans les deux cas cités, la quantité considérable de travail requis ferait reculer l'OING qui aurait recours aux seuls procédés manuels.

De quelle façon une OING pourrait-elle entamer pratiquement de tels travaux ?

II y a lieu pour l'OING de :

Une étude portant notamment sur la question des langues employées pourrait utiliser les codes suivants dans la partie de la carte réservée à la question des langues :

Nombre de langues utilisées (colonne 3l) ;

Emploi de l'anglais (colonne 32 (oui 1 non 0 non indiqué 9) Emploi du français (colonne 33 (oui 1 non 0 non indiqué 9)

Exemple de l'usage d'ordinateurs en vue d'études

Il a été procédé à l'analyse par cartes perforées, de données dont l'UAI disposait sous forme dactylographiée, au sujet de 2.500 organisations internationales et des réunions internationales tenues par celles-ci au cours des cinq dernières années. L'on utilisait une carte pour décrire chaque organisation. Un schéma avait été établi pour chaque organisation et un autre pour chaque réunion; chacun de ces schémas servit à préparer une carte perforée. L'étude a conduit à préparer quelque 5.000 cartes perforées. Les cartes contenaient des données telles que : date de fondation, nombre de membres, catégorie de budget, répartition géographique, fréquence des assemblées, etc...

En utilisant ces détails et en les combinant de façon convenable, il a été possible d'effectuer une vaste étude de l'évolution des congrès internationaux et des répercussions que celle-ci pouvait avoir sur le projet d'érection d'un centre de congrès.

Faisant appel à des procédés analogues, une ONG nationale de Grande-Bretagne a récemment interrogé ses membres sur les sujets qu'ils aimeraient voir traiter de préférence lors de leur prochain congrès.

Le questionnaire fut utilisé en tant que document d'instructions de perforation, les cartes furent perforées et analysées comme ci-dessus. L'organisation a, de la sorte, pu établir le programme de son congrès de façon à satisfaire le plus grand nombre de ses membres.

Il semble que l'utilité que ces techniques peuvent présenter pour chaque OING en vue de suivre et d'analyser l'évolution de sa branche propre, apparaît suffisamment : statistiques portant sur l'état de santé en différents pays, utilisation de statistiques ayant trait à l'éducation, emmagasinage et utilisation de données bibliographiques, etc...

Frais

Il est très difficile d'évaluer les frais sans disposer de détails quant au travail à effectuer. Chaque cas doit être jugé en particulier.

L'on peut répartir de la façon suivante les frais qu'impliqué ce mode de traitement des données : établissement du schéma/document d'instruction de perforation, réalisation du schéma pour chaque point du groupe à analyser, perforation des cartes d'après les différents détails, traitement des cartes perforées, analyse des résultats.

Les frais principaux sont ceux de la mise manuelle des données d'après chaque détail sur le formulaire schéma. Un des avantages de l'emploi des procédés automatiques est qu'aucune activité intellectuelle créatrice n'est requise à partir du moment où le schéma est préparé. Le travail ne doit pas être fait par un expert. L'expert ne doit consacrer son temps qu'à l'établissement du schéma et à l'interprétation des résultats. Les frais de traitement au moyen d'équipements classiques mécanographiques sont peu élevés (300 F.B. l'heure au maximum), mais ne permettent que les opérations simples. Les ordinateurs eux, dont l'heure d'utilisation est certes plus coûteuse, permettent par contre un traitement très rapide d'opérations complexes, ce qui réduit considérablement le temps d'utilisation de l'ordinateur. Les frais les plus importants consistent en l'élaboration du programme de l'ordinateur en vue d'obtenir les résultats désirés.

Opérations administratives courantes des OING

Chaque organisation internationale se trouve régulièrement confrontée avec un ou plusieurs des problèmes administratifs suivants :

Pour une OING, ces problèmes se compliquent du fait de remploi de différentes langues.

Méthodes applicables aux problèmes administratifs

Dans chacun des cas, il importe de déterminer dans quelle mesure il y a lieu d'acquérir ou de louer l'équipement nécessaire, ou de faire appel à un bureau spécialisé.

Exemple : la solution envisagée par l'U.A.I. pour résoudre ses problèmes administratifs.

L'U.A.I. se trouve confrontée avec la plupart des problèmes énumérés ci-dessus. Elle a recours pour l'instant à l'adressographe manuel et à la préparation à la machine à écrire de factures et rappels. Il est probable qu'au sein d'une organisation commerciale, ces problèmes se verraient groupés en plusieurs opérations majeures (pour chacune desquelles l'on établirait un "programme"). Chaque opération serait traitée séparément, l'une après l'autre. Ceci implique la préparation coûteuse des programmes respectifs et ensuite le réglage de la machine pour chaque opération différente. C'est là une façon fort dispendieuse d'utiliser une machine, qui ne se justifie que lorsque le temps de travail de la machine est beaucoup plus long que le temps de mise en marche pour ce travail. La solution consiste à effectuer en une seule opération tout adressage (publicité, abonnements, etc...) et toute facturation (y compris rappels, états mensuels, etc.,.). Ces travaux pourraient être effectuées une fois par mois par un service d'ordinateurs spécialisé, éventuellement avec l'aide d'un équipement mécanographique classique.

En détail, la solution envisagée permettrait d'effectuer les travaux suivants (en général, sur une base mensuelle) :

a. Adressage :

b. Facturation :

c. Etiquettes :

d. Comptes :

e. Statistiques :

f . Liste des membres :

A présent que l'étude initiale est réalisée, l'U.A.l. va entreprendre la spécification du programme.

Participation d'autres OING.

Dans le cas où d'autres organisations internationales souhaiteraient également utiliser un travail à façon par ordinateur pour leurs opérations administratives courantes, l'U.A.I. est prête à examiner le moyen de les faire bénéficier des études déjà réalisées et de celles qui restent à accomplir. Le programme déjà envisagé est assez général pour que d'autres organisations puissent y insérer leurs problèmes particuliers. Cette co-opération serait particulièrement utile pour les OING qui n'ont qu'un petit volume mensuel de données. Cependant, une telle coopération devrait être établie dans un avenir proche, avant que la spécification du programme soit achevée.

C'est au moment où la spécification est achevée, qu'il serait possible de solliciter des offres permettant d'établir le coût précis pour les travaux mensuels de chaque organisation participante. Toutes les études préparatoires à cette spécification ne comportent aucun engagement ni aucun frais, visà-vis des services bureaux.

Le recours à un service à façon

Le service à façon met un équipement coûteux à la portée de ceux qui recherchent un équipement complexe mais qui n'en auraient l'usage que quelques heures par jour ou par mois. Il y a plusieurs sortes de services spécialisés. Ils peuvent être classés tout d'abord selon le travail qu'ils effectuent et l'équipement qu'ils possèdent :

Ces deux derniers peuvent en outre être classés selon la nature de l'organisation qui les régit et les buts qu'ils poursuivent :

Utilisation du service à façon.

a. Première analyse et création d'un dossier :

b. Opérations courantes :

Le nouveau procédé permet de traiter très rapidement les informations qui arrivent chaque jour à l'OING., tels que changements d'adresses, etc... Toute opération de routine est confiée à l'ordinateur, le personnel peut se consacrer aux décisions créatives uniquement. Pour une facture par exemple, il suffirait d'indiquer le numéro du client ou du membre, le numéro de code de la publication commandée, et la réduction à laquelle il a droit. Ces données seraient portées sur une carte perforée. Ceci peut se faire soit dans les bureaux de l'OING si la fréquence de telles opérations justifie l'acquisition de l'équipement nécessaire, soit au bureau de service à façon. Il en va de même de toutes les modifications du mois.

Passage des méthodes anciennes aux méthodes électroniques

Pourquoi étudier des méthodes nouvelles ?

Quelles sont les difficultés principales que les OING éprouvent à l'égard des ordinateurs ?

Pourquoi les fabricants d'ordinateurs et les bureaux de service à façon n'ont-ils pas cherché à entrer en rapport avec les OING ?

Nombre des problèmes cités se présentent également aux sociétés commerciales; ils ont été résolus avec succès par les fabricants d'ordinateurs. Les raisons pour lesquelles ceux-ci ne sont pas entrés en contact plus tôt avec les OING sont :

Quelles sont les démarches que les OING pourraient effectuer, et à qui doivent-elles s'adresser ?

Les OING qui désirent mieux connaître les possibilités offertes par le traitement électronique des données, peuvent faire appel aux organisations suivantes :

Ce que nous avons essayé d'accomplir.

Nous espérons qu'au moyen de la présente note, ainsi qu'au cours de l'assemblée en vue de laquelle elle a été rédigée, nous aurons pu mettre en lumière les possibilités d'emploi, par les OING, d'équipements complexes modernes. Nous espérons avoir ouvert la voie qui mènera à des contacts entre les OING et le monde des ordinateurs, en vue d'obtenir :

  1. une plus grande efficacité et une productivité accrue pour chaque OING.
  2. une réduction du temps consacré par un personnel qualifié à des opérations de routine journalière.
  3. un accroissement des activités des OING ne nécessitant pas un accroissement de personnel.

Creative Commons License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License.

For further updates on this site, subscribe here