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22 August 1972

L'Acquisition et l'Organisation de la Documentation Internationale

Rapport introductif

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Journées d'Etudes Internationales sur la Documentation des Nations Unies et d'Autres Organisations Intergouvernmentales (Genève, 21-23 août 1972). Rapport introductif pour le Groupe II [UNITAR/EUR/SEM.1/WP II/IR]. Organisé par l'Institut des Nations Unies pour la Formation et la Recherche (UNITAR) et l'Association de Bibliothèques Internationales (AIL). Publié dans: International Federation for Documentation: sources, organization and utilization of international documentation. Den Haag, FID, pp. 112-144 (English), pp. 145-181 (French). Proceedings of the International Symposium on the Documentation of the United Nations, Geneva, 21-23 August 1972. FID publ 506. English version

Introduction

1. Acquisition des documents internationaux
2. Organisation des documents internationaux
3. Valeur des systèmes et des réseaux d'information
4. Résumé des problèmes devant se poser dans l'avenir immédiat
5.Possibilités d'action

Tableau 1: Sommaire des aides d'acquisition intergouvernementaux (en anglais)

Introduction

La liste des sujets figurant à l'ordre du jour de ce Groupe de travail est longue. C'est là une des raisons de la longueur de ce rapport qui constitue une tentative de réunir, dans un cadre commun, les problèmes soulevés par les nombreux documents de travail. L'autre raison est la complexité de la mission confiée au Groupe de travail. Doit-il traiter de la situation présente ou de l'avenir, des pays développés ou des pays en voie de développement? Doit-il se borner à un travail de description ou faire des recommandations? Doit-il faire des recommandations d'importance mineure ou d'importance majeure? Il apparaît que chacun de ces aspects doive être examiné pour répondre à la diversité des intérêts représentés par les participants.

L'acquisition et le maniement de documents intergouvernementaux est une des tâches les plus difficiles qui se posent aux bibliothèques, grandes ou petites. Les principales raisons en sont le manque d'instruments de documentation adéquats, la complexité des collections, les délais et le désordre dans la distribution ainsi que la masse des documents produits tous les ans. Le rapport ci-dessous s'efforcera donc surtout de donner, d'un point de vue de documentaliste, un tableau descriptif des problèmes qui se posent et des possibilités qui sont offertes devant la masse des documents intergouvemementaux, qu'ils viennent des Nations Unies ou d'ailleurs.

La description sera utile à certains participants nais n'intéressera peut-être pas d'autres qui cherchent avant tout des solutions à appliquer immédiatement. Il n'existe pas de solution magique, mais de nombreuses possibilités d'action qui seront examinées. Nombre de points ont déjà été soulevés à plusieurs occasions depuis 1948 par des participants à ces Journées d'études (voir WP II/9). Ce ne sont pas les idées qui manquent.

Le Rapporteur voudrait remercier tous ceux qui, à Genève, dans les différents services des Nations Unies et dans les institutions spécialisées, l'ont aidé de leurs avis. Etant donné le nombre des sujets, beaucoup de problèmes ne sont certainement pas traités ici comme ils devraient l'être. Il est à espérer que toutes les critiques et toutes les propositions aux fins de changement qui sont faites dans ce rapport ont bien pris pour base celles qui avaient été faites dans les documents de travail, du Groupe ou dans les précédents rapports des Nations Unies sur les problèmes de documentation.

1. Acquisition de documents internationaux

1.1 Documents disponibles

Le problème fondamental de l'acquisition est de savoir quel est le minimum d'instruments il faut acquérir afin de pouvoir déterminer systématiquement, concernant les organisations intergouvernementales, ce qui a été publié et distribué, qui l'a fait et de qui on peut l'obtenir. Aucun document n'existe qui donne régulièrement et rapidement ces informations bien que plusieurs tentatives aient été faites dans ce sens, la plus importante étant la bibliographie préparée par ces Journées d'études (Dimitrov, Th. Documentation of the United Nations and Other Intergovernmental Organisations; a bibliography. Geneva, United Nations, 1972. . Voir également: Association of International Libraries. Inventory of Lists, Indexes and Catalogues of Publications and Documents of Intergovernmental Organizations other than the United Nations. Unesco Bulletin for Libraries, 1967, Sept./Oct., et AIL Newsletter.).

Il résulte des renseignements en notre possession concernant les instruments de documentation existants qu'un problème banal, mais sérieux, empêche les bibliothécaires d'avoir pleine 'confiance en aucun d'entre eux. Ce problème est que même les utilisateurs les plus expérimentés ont des difficultés décider du caractère adéquat de l'instrument qui semble approprié. Quatre tendances contribuent à cette situation.

Terminologie relative au champ d'application: les titres des instruments de documentation (y compris les catalogues de vente et les listes d'acquisition), souvent même les descriptions (dans la publication elle-même) ou les analyses du contenu, manquent de précision (WP II/13 "United Nations publications outside regular distribution" montre clairement ce problème tant dans son titre quedans le résumé donné dans le texte (para. 4).). Le meilleur exemple en est le champ d'application bibliographique des documents "Nations Unies". Dans la terminologie des organes des Nations Unies qui publient des documents, le terme "Nations Unies" couvre-selon les cas (voir WP II/4, chapitre IV) :

C'est ainsi que la Liste des sigles employés dans les documents de l'ONU (List of United NationsDocument Séries Symbols) ne concerne que les documents de la compétence de la Bibliothèque du Siège. Des publications similaires n'existent pas toujours en ce qui concerne les sigles et les documents d'autres organismes de "la famille des Nations Unies". Les instruments bibliographiques préparés par les différentes organisations de la famille (dans son sens le plus large) couvrent à des degrés divers la production des différentes organisations mais ne couvrent pas nécessairement leur propre production. C'est ainsi que l'International Labour Documentation Supplementary List (le principal instrument bibliographique publié par l'OIT) est décrit soit comme donnant "une liste presque complète des nouveaux documents de l'OIT" (WP II/8, paragraphe 4), soit comme étant "pratiquement inutilisable en ce qui concerne les informations sur les documents de l'OIT" (WP II/9) ; de plus, seule une lecture attentive de cette liste montre qu'à peine 10% des documents sont stockés dans la mémoire de l'ordinateur d'où la liste est tirée.

Ces problèmes existent également dans les grandes bibliothèques intergouvernementales en ce qui concerne leur politique d'acquisition et de stockage. Alors qu'un éventuel utilisateur de l'extérieur est en droit de s'attendre à ce que la Bibliothèque du Siège de l'ONU ou d'une institution spécialisée contienne tout ce qui a été produit par les organismes subordonnés de son système, ce n'est pas le cas (par exemple, si l'on veut consulter toutes les publications de la FAO, il faut aller à Home, ou peutêtre dans une bibliothèque dépositaire de la FAO, plutôt qu'à New York ou à Genève où seule une "collection de documents principaux de la FAO" est conservée).

Ce problème existe également dans les magasins de vente de l'ONU (auprès des secrétariats). C'est ainsi que l'utilisateur éventuel de l'extérieur n'arrive pas à savoir jusqu'à quel point le magasin de vente de l'ONU à Genève travaille pour les publications du Siège de l'ONU (ou vice versa) ou pourquoi il est à même de distribuer le catalogue de vente de la FAO mais non ceux de l'UNESCO, de l'OIT, de l'OMS, etc. Au niveau des pays, différents magasins de vente du circuit commercial représentent différentes institutions spécialisées.

Une bibliothèque ne peut éviter d'avoir ces problèmes lorsqu'elle acquiert le statut de bibliothèque dépositaire. Un tel statut ne peut être acquis qu'à la suite de négociations séparées avec les différentes institutions. Certaines institutions ne connaissent pas ce genre d'arrangement, dans d'autres l'arrangement ne couvre que certaines catégories de documents, de sorte que la bibliothèque ne saura jamais quels documents elle ne reçoit pas (voir, par exemple, WP II/13). En outre, des négociations séparées doivent souvent être prévues, à l'intérieur de l'institution, avec chaque département' ayant sa propre liste de destinataires. Dans certains cas, les documents' ne sont donnés qu'à ceux qui sont matériellement présents dans les locaux de l'institution ou dans ses offices d'information régionaux (ces documents, n'étant pas annoncés, leur existence ne peut être connue autrement).

1.2 Voies et moyens

II est matériellement impossible de résumer ici tous les voies et moyens utilisés pour garder tracedes documents des deux cents organisations intergouvernementales recensées (Yearbook of International Organisations (1972-1973). Bruxelles, Union of International Associations, 1972, 1.200 pages.).Ce travail devrait être confié à une unité de recherche permanente.

1.2.1 Instruments bibliographiques

En général, les instruments bibliographiques suivants peuvent exister ou nepas exister dans chaque institution produisant des documents, sans oublier toutefois que la documentation peut être fournie par un autre organisme dans le même système (ou parfois, d'une manière réellement efficace, par un catalogue collectif) :.

Afin d'aider les participants, la Tableau 1 donne un résumédes résultats d'une brève enquête menée par l'entremise du Secrétariat des Journées d'études et qui est un résumé très approximatif et très sommaire de la partie IV de la bibliographie préparée pour les Journées d'études (utilisée pour compléter la Table). Elle donne un aperçu partiel de l'ensemble des instruments bibliographiques de certaines institutions.

Tableau 1: Sommaire des aides d'acquisition intergouvernementaux
Sommaire des aides d'acquisition intergouvernementaux

(Key: Periodicity D (Daily), W (Weekly), M (Monthly), Q (Quarterly), A (Annual) Sec is Sectoral or by Subject; Irr is Irregular; Indx is Index; SDI is Sélective dissémination of information; Plis planned.

This Table should be considered as indicative only. Some information was not available: inother cases the situation was more complex than the Table could reflect in this form.

 

1.2.2. Listes de distribution

Une bibliothèque peut se procurer la documentation qu'elle désire sans nécessairement commander les documents spécifiques, en utilisant d'autres moyens :

1.2.3 Economies

Les bibliothèques dont les ressources sont modestes et dont l'intérêt est limité en ce qui concerne les publications internationales peuvent se borner à consulter la liste des acquisitions d'une grande bibliothèque internationale ou un catalogue collectif approprié. Des publications faisant partie de collections peuvent toutefois ne pas être remarquées dans ce cas.

1.3 Publications à acquérir

Il existe un certain nombre de critères qui sont à la base de la décision d'acquérir des publications intergouvernmentales.

1.3.1 Organisme éditeur: la bibliothèque peut être dans l'obligation de tenir à la disposition du public les principaux comptes rendus de certaines organisations et de leurs organes. Dns chacun de ces cas les principales collections de ces publications peuvent suffire (voir par exemple, WP III/5 et UNITAR/EUR 3/11)/

1.3.2 Liste des sujets: la bibliothèque peut avoir l'obligation de posséder les principales publications portant sur:

1) les problèmes en discussion devant des organes intergouvernmentaux 2) les problèmes qui peuvent être portés devant des organes intergouvernementaux dans un proche avenir

La première obligation implique un rôle plus passif dans l'adaptation de la bibliothèque aux changements de programmes intergeuvemementaux lors de l'utilisation des instruments de documentation déjà mentionnés. La deuxième obligation met à la charge de la bibliothèque une missionplus difficile et exige d'elle une orientation vers l'avenir. Comment une bibliothèque peut-elle se préparer à de grands changements de programme comme ceux qu'exige larécente apparition des problèmes de l'environnement? Il est avéré que pour les organes de décision politique, que certaines bibliothèques doivent servir, les organisations et les programmes existants ne sont que des répétitions de vieux problèmes. La raison en est que le réseau des organisations au niveau international: est en permanence déphasé par rapport au réseau des problèmes que les gens au niveau national estiment mériter leur attention, à cause surtout des défauts d'organisation des institutions et du défaut d'adaptation de leurs programmes à la situation politique (Voir à ce sujet: Schon, Donald. Beyond the Stable State; public and private learning in a changing society. Londres, Temple Smith, 1971.).

Une solution possible à ce problème serait de constituer une section de référence des acquisitions suffisamment forte pour que, lorsqu'une question est soulevée, la documentation de base puisse être rapidement acquise, mais même cela est sujet à des délais dans la publication des documents de référence.

1.3.3 Période d'utilité: nombre de documents disponibles sont d'un intérêt éphémère 90% des acquisitions de la bibliothèque de l'OIT (voir WP II/8), paragraphe 4). La bibliothèque doit décider si elle est engagée vis-à-vis des utilisateurs de documents dont l'intérêt estdé courte durée.

1.3.4 Période de dégradation: du fait que le papier utilisé pour nombre e documents est de mauvaise qualité, une détérioration significative devient apparente après un certain lapsde temps allant de quelques mois à quelques années, selon les méthodes de rangement, les caractéristiques de l'air et l'utilisation. C'est un problème très sérieux, et non seulement dans les régions tropicales, quand la climatisation n'est pas adéquate.

1.5.5 Délais de livraison: certains documents peuvent prendre jusqu'à, six mois pour arriver à la bibliothèque à partir du moment de la commande (voir WP I/10).Il se peut également qu'il a fallu entre 6 et 12 m'ois pour préparer le document, l'imprimer, 1'enregistrer dans la documentation, de sorte que ces délais peuvent en rendre l'acquisition inutile. Ces délais peuvent même être plus longs lorsqu'il s'agit de comptes rendus de conférences.

1.3.6 Langues: les bibliothécaires des pays qui ne sont pas. de langue anglaise peuvent avoir le choix entre un document disponible en anglais et l'attente d'une traduction éventuelle dans la langue internationale la plus communément utilisée dans le pays.

1.3.7 Utilisation: quand l'utilisation d'un ensemble particulier de documents tombe au-dessous d'un certain niveau, il peut être préférable soit de demander aux usagers de s'adresser à une autre bibliothèque oucentre, soit de conserver la documentation sous une forme plus compacte (par exemple, sous forme de microfiches).

1.3.8 Encombrement: les besoins en espace des documents intergouvernementaux sont considérés comme un des problèmes majeurs auxquels les bibliothèques ont à faire face.

1.3.9 Forme: un certain nombre de facteurs guident le choix entre le papier et la microfiche. Ce sont: le coût de l'équipement à acquérir, la possibilité de l'entretien de l'équipement, les préférences des utilisateurs, le nombre d'exemplaires nécessaires, le coût d'utilisation et du stockage, le temps nécessaire à la fourniture de microfiches, les possibilités de changements en ce qui concerne les types de microfiche, la possibilité de se procurer un équipement meilleur (moins coûteux), etc.

1.3.10 Coûts de catalogage et de classification : quand le coût en espace et en personnel est tel qu'un ensemble de documents ne peut être rendu immédiatement accessible aux usagers, il est permis de se demander si son acquisition est utile surtout si les documents peuvent se détériorer ou devenir hors d'usage avant que les crédits n'arrivent.

1.3.11 Prix d'achat: la manière dont le prix des publications augmente tous les ans est si rapide (10 à 15% pour certaines d'entre elles) que des catégories entières de documents deviennent pratiquement de plus en plus inaccessibles aux bibliothèques des pays en voie de développement (par exemple, 475 dollars des Etats-Unis pour l'édition récapitulative en 8 volumes de l'International Labours Documentation 1965-1959 (voir WP 11/19).

1.3.12 Contrôle des changes: nombre de pays ont des règlements de change qui rendent l'achat de publications difficile ou impossible. Il n'est pas clair si le système des coupons de l'UNESCO s'applique à plus d'une quantité limitée de publications intergouvernementales.

1.3.13 Prestige: ce peut être un facteur important de la mission confiée à une bibliothèque nationale en ce qui concerne l'acquisition des publications intergouvernementales.

1.3.14 Choix: étant donné la médiocrité de la documentation, des acquisitions massives (en s'assurant que la bibliothèque figure sur le plus grand nombre possible des listes de destinataires à titre gracieux) suivies d'éliminations radicales de documents inutiles, peut se révéler être le moyen le plus rationnel pour la bibliothèque.

1.4 Résumé des principaux problèmes d'acquisition

1.4.1 Les personnes de l'extérieur ont de grandes difficultés pour déterminer les services de référence de bibliothèque, les systèmes de documentation ou d'information qui existent au sein d'une institution (au siège ou au niveau régional ou local) et qui peuvent les aider à localiser les documents intéressants et à leur en permettre l'accès.

1.4.2 Les personnes de l'extérieur ont de grandes difficultés pour déterminer la politique d'acquisition, de stockage et de répertoriage des différents services de référence à l'intérieur du système intergouvernemental.

1.4.3 Les personnes de l'extérieur ont de grandes difficultés pour déterminer le nombre de listes de distribution ou de listes de destinataires existant à l'intérieur d'une institution et les services qui en sont responsables.

1.4.4 La production des documents et leur répertoriage à l'intérieur d'un système intergouvememental sont naturellement organisés pour l'usage interne et utilisent des systèmes de cotes adaptés aux besoins de la production des documents de l'institution. Des utilisateurs intéressés à un sujet donné sont gênés surtout s'il leur faut une formation concernant un pays et portant sur un certain nombre d'années indépendamment de l'organisme éditeur. L'absence de catalogues centralisés pour les documents, d'index récapitulatifs et de répertoires analytiques est un obstacle majeur à l'acquisition des documents les plus intéressants.

1.4.5 Les personnes de l'extérieur sont fortement gênées dans leurs tentatives de situer tous les documents relatifs à un point à l'ordre du jour d'un organe intergouvernemental étant donné que le système d'édition de ces documents sous des cotes variées résulte de leur classement en séries séparées avec peu de moyens de les retrouver du fait de l'absence de listes de contrôle par sujets à l'ordre du jour.

1.4.6 Les utilisateurs figurant sur les listes de distribution reçoivent des quantités considérables de documents qui leur sont inutiles du fait du manque de spécificité et de flexibilité dans les profils de distribution utilisés.

1.4.7 Les systèmes de cotes en usage sont trop compliqués pour un non-spécialiste qui doit utiliser les publications de nombreuses institutions intergouvernementales. (Ceci est particulièrement vrai des cultures qui ne sont pas orientées vers la préférence occidentale pour les séries séquantielles). Il n'est toutefois pas clair, même en ce qui concerne les pays développés, combien de bibliothèques utilisent les systèmes de catalogage recommandés.

1.4.8 Il n'est pas toujours clair pour une personne de l'extérieur si un document marqué "restreint" ou "pour distribution limitée seulement" est ainsi marqué parce que le contenu en est dans une certaine mesure confidentiel ou parce que les allocations budgétaires ne permettent que la production d'un nombre limité d'exemplaires.

1.4.9 Certaines institutions peuvent modifier leurs procédures d'échange de documents d'une manière imprévue sans en avertir d'avance; il en résulte que l'acquisition de documents nécessaires d'urgence peut être subordonnée à des délais imprévus et souvent longs.

1.4.10 Des documents importants, considérés souvent comme des annexes à un rapport distribué, ne font souvent pas l'objet d'une large distribution et doivent être spécifiquement demandés au comité responsable de la réunion en question. De tels comités sont fréquemment dissous tout de suite après la réunion ou bien le stock d'exemplaires disponibles est déjà épuisé.

1.4.11 Des documents importants, comportant des bibliographies essentielles, arrivent si tard et si irrégulièrement que lorsque des documents déjà distribués manquent dans une collection, il est souvent trop tard si on veut les obtenir.


1.5 Politique nationale d'acquisitions

Voir áce sujet: Scientific and Technical Communication; a pressing national problem and recommendations for its solution. National Academy of Sciences, 1969, 322 pages.

Un pays qui désire avoir une meilleure vue d'ensemble sur les publications intergouvernementales doit définir sa politique nationale en ce qui concerne les acquisitions. ,

1.5.1 Nécessités .

Information sur les organismes éditeurs: une liste complète des organismes , . éditeurs (ycomprisleurs départements), dressée d'un point de vue de bibliothécaire en fonction de l'univers intergouvernemental, plutôt que du point de vue d'un organisme ou système ayant une mission déterminée.

Information sur les collections et les cotes: une liste complète centralisée des collections intergouvernementales et de leurs cotes et comprenant tous les documents intergouvernementaux.

Information sur la politique internationale d'édition: une étude systématique des plans intergouvernementaux, internationaux et régionaux en ce qui concerne les changements futurs et portant sur :

Information sur les bibliothèques nationales: une liste centralisée des bibliothèques nationales et des centres de documentation avec des informations sur leurs politiques présentes et futures en ce qui concerne les publications intergouvernementales"

Information sur les utilisateurs: une étude des utilisateurs présents et futurs de la documentation intergouvemementale ál'intérieur du pays.

Constitution d'un organisme de planification : les représentants des bibliothèques et des cent as nationaux doivent constituer un organisme de planification sous l'impulsion d'une autorité compétente. Cet organisme devra étudier les politiques présentes et en projet, les utilisateurs et la répartition géographique des bibliothèques, et recommander les modifications aux politiques d'acquisition et de stockage ainsi qu'un partage de responsabilités en ce qui concerne l'amélioration du contenu et de l'accès aux bibliothèques. La possibilité de se partager certaines ressources ou de créer un service ou un fonds commun, central ou par secteurs, pour les acquisitions, pourrait également être envisagée. On pourrait également étudier l'établissement d'un systéme de prêt entre bibliothèques ainsi que la mission à confier au groupement national des bibliothèques en relation avec la nécessité d'établir un catalogue commun.

1.5.2 Problèmes

Manque d'information: la plupart des informationsnécessaires (ci-dessus) ne sont pas disponibles ou ne sont disponibles que sous une forme embrouillée et incomplète.

Intégration au niveau international: pour quelqu'un de l'extérieur, il est difficile de distinguer entre des plans de changement déterminés, des intentions pleines d'espoir, des passe-temps politiques et administratifs et des communiqués de propagande. La plupart des projets semblent dépendre d'un complexe de décisions politiques, budgétaires et techniques dans le domaine des relations entre institutions sans que l'on puisse constater un succès opérationnel quelconque.

Le bibliothécaire de l'extérieur sait parfaitement que des critères sont examinés en ce qui concerne des systèmes qui affecteront ses décisions en matière de politique d'acquisitions, mais il semble que ses vues en tant qu'utilisateur ne sont pas prises en considération avant que des décisions majeures ne soient prises. Le problème de la terminologie (voir 1.1) réapparaît et il n'est pas certain, par exemple, si l'intégration de la manipulation de l'information des "Nations Unies" affectera les institutions autres que celles dépendant directement del'Assemblée générale (voir WP II/4) ou si elle traitera toute la documentation sur les projets de développement économique et social du "système de développement des Nations Unies" (qui comprend toutes les institutions recevant des fonds du PNUD). On ignore également si ce système traitera également les problèmes relatifs au contrôle et à la diffusion des documents ou s'il se limitera à la gestion de l'information statistique et des programmes. Un document de travail (WP II/14) affirme toutefois que tout sera parfait et que les participants doivent garder leurs espoirs. Dans ce cas, les vues qui viennent d'être exprimées seraient entachées d'exagération.

Conflits entre administrations nationales: de même qu'au niveau international, il existe au niveau national ou local des conflits considérables entre administrations qui empêchent l'élaboration d'une politique nationale efficace etl'établissement d'un réseau rationnel de bibliothèques. Il serait plus exact de dire que les conditions peu satisfaisantes dans lesquelles se trouve la documentation internationale n'est que le reflet des errements suivis par nombre d'institutions nationales. Les conflits sont souvent justifiés par la nécessité de défendre les intérêts de groupes d'utilisateurs qui sont facilement ignorés dans un cadre plus large.

Niveau économique: les pays en voie de développement seheurtent à un problème particulier lorsqu'ils doivent déterminer comment adapter au mieux leurs acquisitions lorsque des plans sont faits pour l'utilisation des ordinateurs et des satellites (UNITAR/EUR 3/7).

2. Organisation des documents internationaux

2.1 Catalogage

2.1.1 Méthodes

Le catalogage est la technique utilisée pour la description bibliographiquades publications et des documents en suivant des normes généralement adoptées. Il n'existe pas de normes universellement acceptées pour le catalogage des documents des institutions intergouvernementales. Les procédés en usage dépendent beaucoup des habitudes de la bibliothèque, de sa dépendance des instruments de documentation; qui utilisent des formats particuliers et des changements introduits lors de l'adoption de l'automatisation. Dans certains cas, l'automatisation oblige la bibliothèque à utiliser un format déjà très répandu (par exemple, MARC II), nais des modifications peu importantes sont fréquemment introduites pour faire face à des exigences particulieres.

De gros efforts ont été faits pour répandre l'emploi des principes uniformes en ce qui concerne le catalogage (voir bibliographie), L'Organisation internationale de normalisation a recommandé certaines caractéristiques uniformes, une description bibliographique internationale uniforme a été acceptée, mais nous sommes encore loin de l'application et de l'utilisation de fiches de catalogue complètement interchangeables (dans la mesure du possible sur ruban magnétique).

Aucun ensemble de principes directeurs traitant spécialement des documents des organisations internationales n'a encore été largement diffusé avec l'aide du Département de la documentation, des bibliothèques et des archives de l'UNESCO, Un enseble non officiel de principes directeurs, qu'on ne peut que recommander, a toutefois été rédigé par Th. Dimitrov (Dimitrov, Th. Some aspects of cataloguing and indexing of United Nations and specialized agencies publications and documents. Genève. 1970, 24 pages.).

2.1.2 Problèmes

Il existe plusieurs problèmes liés au catalogage en plus de celui de l'absence de règles universellement admises.

Agencement des rayons: que les documents soient catalogués ou non, un certain agencement des rayons s'impose. Les différents systèmes qui ont été utilisés à cet effet avec différents degrés de succès sont examinés dans un document de travail (WP II/12). L'agencement des rayons reste toutefois un problème essentiel.

Domaine à couvrir (c'est-à-dire que faut-il inscrire au catalogue) : étant donné l'énorme quantité de documents, il devra etre procédé à un certain choix en se basant sur l'intérêt que porte la bibliothèque à certains documents ou sur la mission qui lui est confiée. Ce choix peut être fait sur la base du type du document (voir ci-dessous), ou de l'intérêt du sujet (ou de la région).

Collections (c'est-à-dire quand utiliser lesfiches désuite):le fardeau du catalogage peut être réduit si l'on classe les documents à leur arrivée dans des collections. Cette manière de faire a l'inconvénient de rendre moins accessibles un document portant sur un sujet déterminé du fait qu'il se trouve dans une collection consacrée à différents sujets d'ordre général et c'est probablement une des "principales raisons pour lesquelles les utilisateurs ne peuvent tirer le maximum de profit de la documentation internationale.

Temps (c'est-à-dire quand inscrire au catalogue): l'inscription au catalogue peut être facilitée si l'on attend l'arrivée des instruments de documentation diffusés par l'institution éditrice. Comme ce travail demande généralement des mois, des retards souvent-inadmissibles peuvent en résulter.

Collectivité-auteur: le principal problème dans le catalogage des documents internationaux est de déterminer le nom exact de la corporation-auteur pour la notice. La question du niveau de la hiérarchie à porter sur la notice se pose quand il s'agit du rapport d'un comité spécial ou d'une sous-commission ou de rapports d'organes interagences. L'absence de toute liste centralisée à jour des différents organes des institutions intergouvernementales ne facilite pas la solution du problème. Une confusion est également créée lorsque des rapports sont faits par des individus pour des collectivités et sont inscrits au catalogue sous le nom de l'auteur, souvent sans aucun renvoi à l'organisme responsable ou à la collection de rapports. Inversement,des rapports faits par des groupes sont souvent appelés du nom du chef de groupe (Jackson, Pearson, Bertrand, Macy, etc.) ce qui peut n'avoir aucune signification du point de vuedu catalogage et rendre le rapport inaccessible dans les bibliothèques autres que celles de l'ONU.

Coût: les problèmes ci-dessus énumérés dépendent tous du prix élevé du catalogage.

2.2 Classification

2.2.1 Méthodes

La classification est la technique utilisée pour grouper désdocuments, des fiches de catalogue ou des notices bibliographiques en suivant un système donné. Un certain nombre de systèmes sont recommandés pour la documentation internationale sous diverses conditions.

Classement par cote: les documents peuvent être classés dans l'ordre alphabétique ou numérique. Cette méthode est utile lorsqu'il importe de garder trace de l'activité d'un organisme particulier. Elle est en outre précieuse lorsque l'institution édite un index des documents, dans l'ordre des cotes, avec une table des matières.

Classement par numéros de vente: les publications imprimées portent également un numéro de vente qui peut comporter des règles de classification. Cette méthode est utile pour le classement par grands sujets et peut être précieuse lorsque des catalogues de vente sont fréquemment utilisés.

Classement par types de documents: les différents types de documents peuvent être utilisés pour formuler des règles de classement. Un classement par types de documents est utilisé en ce qui concerne les procédés de diffusion.

Classement chronologique: la date du rapport ou de la réunion peut être utilisée soit pour le système de classement, soit pour l'agencement des rayons.

Classement par sujets: cette méthode peut se révéler la meilleure pour les utilisateurs de l'extérieur et les bibliothèques spécialisées qui sont intéressées plus par le contenu des documents que par les institutions qui les ont édités.

Classement par pays: certains utilisateurs spécialisés sont intéressés par certains pays ou certaines régions et peuvent juger utile d'avoir un classement sommaire par pays pour pouvoir établir une documentation par pays.

2.2.2 Problèmes

Cotes multiples: dans le système de classement par cotes, les documents portant deux ou plusieurs cotes (ou une cote et un numéro de vente) exigent un système de renvois et compliquent le travail de classement.

Changement de cotes: une collection peut cesser de paraître sous une cote et continuer de paraître sous une autre cote. C'est souvent indiqué mais pas toujours (voir WPII/13, paragraphe 8).

Absence de tout numéro: les documents reçus de sources non officielles peuvent n'avoir aucun numéro d'identification et doivent alors être l'objet d'une classification ("de nombreux documents ne portent aucune cote" WPII/8).

Sujets multiples: fréquemment de vastes programmes, comme le développement ou l'environnement, donnent naissance à des rapports touchant à plusieurs grands sujets. On est alors obligé d'avoir recours à un système de références multiples dans le cas ou le classement par sujets est utilisé.

Types de documents: quand on a affaire à plusieurs institutions, il peut être difficile, dans un cas précis, de déterminer ce qui constitue un document d'un certain type.

Formation

Le principal problème qui se pose à un bibliothécaire désireux d'organiser une collection de documentation internationale est peut-être l'absence manifeste de tout accord pratique sur le système à adopter (voir UNITAR/EUR 3/3/Add.l, paragraphe V) même parmi les institutions spécialisées du système des Nations Unies et les bibliothèques nationales dont les fonds sont raisonnablement pourvus et qui sont spécialement intéressées par les documents des Nations Unies. Le classement par cotes semble avoir été imposé aux bibliothèques pour les obliger de garder trace de l'activitéde certains organes plutôt que pour faciliter l'utilisation des documents par cellesqui y ont un intérêt substantiel et fonctionnel,

2.3 Analyse

2.3.1 Méthodes

L'analyse est là technique utilisée pour préparer une courte synthèse ou un résumé du contenu d'un document afin de pouvoir le retrouver facilement sur la base de termes qui nese trouvent pas forcément dans le titre. Les techniques utilisées peuvent différer :

a) selon le montant de l'information retenue:
mots phrases phrases grammaticales (c'est-à-dire langage naturel)
b) selon le thésaurus sur lequel le choix des termes d'indexation est basé. Le principal instrument créé à cet effet à l'intérieur du système intergouvernemental est l'Aligned List of Descriptors qui est maintenant devenu un Macrothesaurus en plusieurs langues.

Le système analytique le mieux développé au sein de la famille des Nations Unies est le CAIP (voir WP II/7).

2.3.2 Problèmes

Thésaurus: la bibliothèque peut procéder à une analyse en se basant sur les besoins de ses utilisateurs, en utilisant les termes du thésaurus répondant aux besoins de ceux-ci, ou bien elle dépend de l'analyse faite par les institutions dans leurs documents, selon leurs besoins et leurs possibilités financières.

Accessibilité: les analyses auxquelles il est procédé à l'intérieur de la famille des Nations Unies ne sont pas toujours accessibles :

Comptabilité entre ordinateurs: le manque de comptabilité entre les ordinateurs et les programmes n'a pas encore permis un échange systématique de résumés bibliographiques sur rubans magnétiques même dans le cas où les prix de revient le permettent (l'utilisation par l'OMS du système MEDLARS sur rubans magnétiques est une exception).

Langage: les différences de langue et la tendance de faire tous les résumés analytiques en anglais (malgré les décisions de les faire également dans d'autres langues) obligent ceux dont la langue n'est pas l'anglais de refaire un travail coûteux ou de se plier à l'utilisation d'une culture "étrangère". Ce problème est encore compliqué par l'incertitude dans laquelle on se trouve si un document étranger sera ou non traduit et quand dans la langue de la culture de la bibliothèque (cf. les délais de traduction en arabe et en chinois).

Formation: le principal problème pour une bibliothèque est de recruter et de retenir des collaborateurs bien entraînés pour procéder à l'analyse des documents dans différentes langues.

2.4 Programme d'indexation assisté par ordinateur (voir WP II/7) (CAIP).

2.4.1 Aides à l'acquisition

Pour répondre à un certain nombre de problèmes posés par les nécessités de l'information, les Nations Unies ont développé un système d'information très perfectionné, le CAIP (programme d'indexation assisté par ordinateur) qui sera prêt à fonctionner en 1973. Une distinction doit être faite entre 1) le système CAIP tel qu'il fonctionne pour les publications et documents des Nations Unies (New York et Genève) et 2) l'utilisation envisagée du CAIP comme base pour un réseau intégré d'information inter-agences.

L'application du système CAIP est pour le moment limitée à des collections de documents et publications des Nations Unies particulièrement importants et commençant soit en 1969, soit en 1972 (voir WP II/7, paragraphes 11,12). Toute extension de son champ d'application dépend des demandes d'utilisateurs éventuels et de décisions d'ordre général et budgétaire.

Le meilleur instrument pour la solution des problèmes d'acquisition est constitué par la collection de l'UNDEX sur ordinateur :

A: Index des matières 10 par an en 4langues B: Index par pays 1C par an en 4 langues C: Liste des documents parus 10 par an en 2 langues

Les séries A et 3 remplaceront le UNDI à partir de 1973 (au mois d'avril 1972, 18 livraisons de A et 3 ont déjà paru át'tre d'essai). La série C continue la liste des périodiques de l'UNDI sous un format différent. Les autres publications fournies par 1'ordinateur dans la mêne collection sont (voir point 315 dans la Bibliographie

D: Liste des parutions E: Table des rapports F: Table des résolutions et décisions G: Précis des résolutions H: Table des discours

ainsi qu'une table des auteurs, une table des Etats membres, un index des votes, une table des citations, etc. (voir WP II/7, annexe 8).

Mais la question de savoir si en fait a) ils seront reproduits sur papier, b) à intervalles fréquents, c) accessibles aux utilisateurs qui ne sont pas membres de l'ONU, semble dépendre de décisions d'ordre budgétaire et général qui n'ont pas encore été prises. Le document de travail fait remarquer que pour le moment il est question de les produire "pour l'usage interne seulement afin d'aider les services de référence documentaire de la Bibliothèque du Siège des Nations Unies" à New York.

2.4.2 Services de recherche

Un service de questions-réponses est projeté pour 1973 en accès séquentiel mais il n'est pas encore clair jusqu'à quel point il sera accessible aux utilisateurs qui ne font pas partie de la famille des Nations Unies. Il est envisagé de le transformer éventuellement en accès direct, ce qui permettrait aux bibliothèques éloignées d'utiliser les principaux dossiers. Ceci soulève de nombreux problèmes d'entrée des données et de compatibilité de hardware.

2.4.3 Echange de rubans magnétiques

Il est projeté d'échanger des copies de rubans magnétiques avec les autres organisations des Nation Unies "aussitôt qu'un format type de communication entre agences sera mis au peint et accepté". Ce service pourrait être également accessible aux utilisateurs ne faisant pas partie de la famille des Nations Unies, mais la politique dans ce (domaine n'a pas encore été fixée, ni en conséquence la date de la mise en application.

2.4.4Microfiches

Des versions sur microfiche du matériel pour lequel l'information est stockée dans l'ordinateur (voir ci-dessus 2.4.1) sont préparées parallèlement à la mise en service de l'ordinateur, en même temps que des parties choisies du matériel d'avant 1969. Les microfiches sont préparées conformément à 1'United Nations Microfiche Standard (1970), un type inter-agences valable pour toutes les organisations de la famille des Nations Unies. Chaque microfiche est numérotée et le numéro se trouve dans le CAIP mais ne semble pas être publié dans les séries A, B ou C. Il n'a pas été possible d'établir si toutes les organisations de la famille des Nations Unies et les autres organisations intergouvemementales utilisent déjà ce type de microfiche qui semble différer par quelques détails du type élaboré par l'Organisation internationale de normalisation. Un des documents do travail fait toutefois remarquer que "le programme de conservation sous ferme de microfiches est actuellement soumis à examen et il se peut que leur contenu et leur format soient modifiés" (WP II/13, paragraphe 5). Il doit être noté qu'un large emploi de microfiches est gêné par les nombreux types utilisés au niveau national et la difficulté qui en résulte de mettre sur le marché des visionneuses et des appareils à imprimer à bas prix ainsi que des matrices. Ceci est particulièrement important pour les bibliothèques qui doivent décider si elles vont utiliser le système des microfiches et l'équipement qu'elles doivent acheter à cet effet. (La recommandation que "des types régionaux pour la production de microfiches doivent être développés" (WP II/3, page 2) doit donc être comprise comme s'appliquant aux techniques et non au format).

3. Valeur des systèmes et des réseaux d'information

3.1 Le concept

Il est possible de conclure que le réseau des projets lecoopération internationale pour le transfert de l'information internationale constitue en réalité un système d'information mondiale fragmentaire qui ne demande plus qu'un développement technique et administratif. La validité de ce point de vuedépend du sens que l'on donne aux mots "systéme" et "reseau". Il est vrai que les accorde de coopération entreun nombre croissant de bibliothéques pour l'acquisition, le catalogue et le transfort delivres parvoie d'échanges, de préta, de reproductions, etc., fournissentune base á l'établissement d'un réseau intarnationald'acces á la documentation intergouvernementale. Tostefois des réseaux qui exisstent actuellementsont pour la plupart d'ordre régional et limités á des branches de la documentation existante (d'ordreinstitutionnel, interdisciplinaire ou avant un objectif précis). De la meme maniere, il est permis de designer les accords en vigueur soit entre lesorganisations de la famille des Nations Unies, ou bien l'OIN, le CIUSet l'autre organisations internationales, ou encore les services proposés par l'UNIS (AISA). l'AGRIS (FAO) ou d'autres, comme des systèmes d'informations mondiaux fonctionnant du point de vue du transformateur; ce qui ne veut pas dire tous les utilisateurs s'estiment satisfaits de ces 'systèmes', ou même qu'ils les considèrent comme tels de leur propre point de vue (paragraphe adapté d'UNISIST. Etude sur la réalisation d'un systéme mondial d'information scientifique. Paris, UNESCO, 1971paragraphe 5.1).

3.1.1 Système

Les résultats d'un système d'information portant sur la documentation intergouvernementalo dépendentlargament des intáretspras on considérationlors de son évaluation, c'est-a-dere de ses producteurs,transformateurs et utilisateurs. Les producteurs peuvent etresoit les organismeshors des secrétarist qui fournissent l'information, soit les organismes á l'intérieur de l'institution internationale par l'entremise de qui l'information est transmise dans un document intergouvernementale. Il anestde même desutilisateurs (et da ceux qui y ont accés) qui peuvent etre limités (dans un ordre de probabilité décroissants)á unc des catégories ci-dessous:

Un certain nombre de documents de travail recommandent que l'accésdes utilisateurs soit facilité. Il existe une tendance á assarer maximum d'utilisation (EUR/SEM.l/ I/R/2; WP II/12; WP II/13, mais les sculs "utilisateurs" qui semolent avoirété pris en considération, lorsque des décisions d'ordre général concernant les systèmes d'information intergouvemementale ont été prises, appartiennent aux deux premières catégories de la liste ci-dessus (WP II/14). Les autres utilisateurs sont considérés comme sufisamment serves lorsqu'ils bénéficient par hasard-des conséquences des besoins des principaux utilisateurs. Il importe de souligner que les systèmes de documentation intergouvemementale sont en général conqus comme devant répondre à des besoins-exclusivement internes et que c'est danscet éclairage,parexemple, que l'optimisme en ce qui concerne les changements proposés (WP II/14) au systéme d'information entre les institutions faisant partie de l'ONU doit etre vu.

Il est nécessaire de mettre en facede cette conception purement internean ce qui concerne ladocumentation intergouvernementale la conception internationale d'un système d'information scientifique et technique, préconiséepar l'UNISIST, et qui est plus proche de celle d'un bibliothécaire pour qui les problèmes de compétence et les distinctions entra institutions productrices d'informations n'existent pas:

"Ce schémasuppose un certain nomordepoints quis, tels que par exemple: a) l'information scientifique et technique, incarnéé pricipalement par les sources ipriméés, est la propriéte de toutes les nations; b) cett littérature imprimés, qu'elle soit ou non publiée, peut etre considérée pour cette raison comme un capital collectif,à partir duquel l'information oit etre extraite, organisée, traitée, évalue, réorganisée, etc., par les voies les plus diverses,et par l'effort concerté de tous pays;c) la meilleure facon de réaliser ces opérations,dans la "chaîne de transfert", est d'instaurer une division mondiale du traval entre toutes les parties concernées, qui tienne contedes divisions géopolitiques existantes, snas en être necessairement tributaire; d) la production de chaque partie, à n'importe quel stade du transfert, peut servir d'entré á d'autres, sous réserve d'un accord sur des normes communes; e) de telles normessont á notre portées, á condition que des mécanisme convenable soient institués pour hâter leur définition, leur que des application par toutes les parties. Un Systeme mondial d'information scientifique" peut alors être défini comme tout Un "Systémemondial d'information. scientifique" peut alors être défini comme tout ensemble complexe de règles et de moyens conçus pour actualiserce concept d'an partage mondialdes tâches dans letransfertdel'information scientifique et technique, depuis des producteurs dispersés jusqu'à des utilisateurs répartis dans toutes les régions au monde. Dans ce sens, la systémemondial doit être interprète comme un "systéme de systèmes, ou mieux un réseau de systèmes, dont les éléments sont les systèmes documentaires en fonction dans le monde, quels que soient leur dimension (systèmes polyvalents, ou liés à une discipline ou á unsmission particulière, etc.) et leur statut (organismes publics sans but lucratif commercial, etc.). Dans la mesure où cas éléments peuvent être eux-mêmes organisas en réseaux régionaux du sectoriels, l'expression "réseau le réseaux est également applicable." (UNISIST; study report on the feasibility of a World Science Information System. Paris, Unesco, 1971, para. 5.3.2)

Il faut aire à la décharge des systèmes d'information intergouvernementaux qu'ils doivent manipuler des documents politiques délicats et confidentiels dans l'intéret des gouvernements l'Organisation des nations Unies représententla plupart des pays du monde).En réalité, toutefois, uns distinction doitêtre faite entre les systémes fournissant de lá documentation ut ceux dont le domaine est le traitement de documents délicats. Ces derniers sont rarement reproduits a des fins de diffusion et sont souvent classés dans les archives du département responsable et non centralisés dans la principale bibliothèque de l'institution. In partie reluire de documents confidentiels peat facilementêtreisolée du courant principal des documents accessibles (ne fut-ce cue par un codage de sécurité approprié) qui peut être manipulé comme systéme ouvert tel qu'il a été esquissé plus haut.

Le rapport del'UNISIST indique de tels systemes ouverts sont appelés á fonctionner:

"Les......faits cités dans cette section, á titre d'exemples,montrant qu'il est raies enable de penser que la notion de réseau, meme si elle n'est ... nouvelle dens l'histoire des bibliothéques, commandera l'évolution future de la profession. á la fois du point de vue de l'organisation et du point de vue de la technologie... Il ser it probablement (dans ce cas) de moinsuen moins utils de réunir en un meme point tous les éléments d'un programme destiné á l'exoloitution des bibliothéques, dans la mesure où les résaur projetés parquttraiant d'assemoler librement cas éléments, et de mettre en osuvre les ressources de chague participant pour développer le systéme général. Il est donc raisonnable de concevoir la bibliothéque de demain non pas comme un organisme situé an un point quelconque, ... plutot comme un réseau étendu composé d'unités de taille et de nature différeates, dont chacune peut accomplirdes fonctions identiques ou contrastéés". (UNISIST; study report on the feasibility of a World Science Information System. Paris, Unesco, 1971, para. 4.1.2. B)

3.1.2 Réseaux

Le terms "réseaux" peut être utilisé de diverse maniéres selon des sujets auprogramme de ces Journées d'étude:

a) Un ensemble de sustémes d'information avec des intérets complementaireset imbriques (mais n u directement liás) qui a le pouvoir de devenir un re réseau intégré de données au moyen duquel les ressources, les taches á accomlir et les informations peuvent etre echangées (UNITAR/EUR/SEM.l/I.R.2). b) Us ensemble de systémes d'informationutilisant les memes etalons mais non intégre (cf. UNISIST) seuf peut etre par télex. c) Un réseau géographiquement étendu de systémes d'information pa ordinateurs et reliés par satellites ou cables afin de permettre un échange de données (cf. les systémes GDPS de l'ONI). d) Un réseau de terminaux (dans la meme ville ou meme dans le meme batiment) reliés a un ordinateur central couvant etre interrogé et pouvant répondre sur la base d'une collection commune de dossiers (cf. ISIS/LIBREIS). e) Un ensemble de données complémentairesd'ordinateur dont le degré d'intégration est équivalent á un réseau de relations (cf. la conception du Rapport Jackson, WP II 4. paragr. 4-5). La contenu des dossier peut etra échangé entre ordinateurs (comme su c) ou interrogé individuellement (comme en d). f) Les organismes dont les documentions font partie du systéme d'information sont imbriqués dans un réseau de relations entre organisations qui, dans un systéme interorganisations, n'ont pas nécessaire ent un caractérs hiérarchique. g) Lesproblèmesqui donnent lieu à une production de documents dans un systèmeinterorgianisations sont eux-mêmes liés á un réseau complexe de rapports de cause a effet qui s'entrecroisant avec les limites de compétence h) L'ensemble de termes qui sert à désigner les documents d'une institution au sein d'un système d'information peut également' être considéré, comme un réseau. Dans sa forme la plus simple (mathématique) c'est la structure hiérarchique du thésaurus commun. i) Les liens entre producteurs, termes et documents produisent avec le temps un réseau caractéristique dans l'utilisation des tableaux de citations pour des études historicobiblio-graphiques. (Voir: Eugène Garfield. Mechanical and intellectual requirements for universel bibliographie control. Dans E.B. Montgomery, op.cit.) j) Les programmes établis et portés sur documents par les départements dans un système inter-organisations (cf. le système Je développement des Nations Unies) constituent eux-mêmes un réseau. Leur progression peut être analysée individuellement en utilisant les techniques d'analyse du système d'ordinateurs. k) Les organismes qui figurent sur une ou plusiers listes de distribution d'un système inter-organisations peuvent être considères comme un reseau de contacts.

l) Le système de concepts et de catégories qui évolue avec les progrès de la recherche peut être considéré comme un réseau (**) dont font partie les termes choisis utilisés dan dans un thésaurus (cf.h) ou une indexation.
m) Le choix et la présentation de nouveaux documents et de nouvelles informations concernant una situation mondiale complexe peraient être avantageusement établis en utilisant les t cliniques de réseau (cf. connaissances programmées) pour s'assurer que le matériel choisi repond aux capacités et à la formation de la personne qui doit être informée. (Kingsley,E et al. Graph theory as metalanguage of communicable knowledge. Alexandria, Human Resources ResearchOrganisation, 1969 (2 -60).)

3.1.3 Conséquences d'un concept de réseaux

a) Les points de stockage et de restitution de l'information sont reliés dans un réseau de données. Ceci permet des entréesdécentralisées et une transformation centralisée ou décentralisée. Les missions peuvent être partagées et les réunions de données rapidement modifiées. Les dossiers et les catalogues sont tenus avec des moyens électro-magnátiques.

b) En procédent à l'intégration et évitant les doubles emplois on obtient une économie de ressources. (En estime souvent que du fait du cout élevé de la technique, on n'enregistre pas d'économies substantielles á moins qu'il y ait eu auparavant un gaspillage considérable, mais on obtiant un acccroisement du rendement etde l'efficacité)
c) Les utilisateurs du systéme d'information peuventavair un accés direct á ce systéme au moyan de ... (télescripteurs,ecrans de visualisation) ditribués l'une manière appropriée dans les bâtiments du secrétariat ou meme dansdes batimante ... villes.
d) Laflexibilité et la rapidité du transfart d'information entre des unités administratives bien séparées auparavant a une influence considérable sur la marche et l'organisation le l'institution si le res au d'information es á utilisé à plein. Une plus grande décentralisation institutionest possible dans la mesure meme oú l'intégration .... s'accroit. Information et décisions circulententre les unités en réponse aux besoins percus selon des grandes liones plutot qu'en réponse à des ... d'objectifs définis d'evance et en détail ou á des programmes qui de peuvent etre rapidement modifiés selon les circonstances changeants. (A ce sujet, voir: Hale, John. The changing Information environment; a selective topography. Dans: Information Technology: some critical implications for decision makers. New York. The conference board. 1971, pp. 183-238.)
e) Ila été promosé que les systémes d'organisations .. constitués deviennent un ensemble d'unités administratives organisées. Celles-ci peuvent etre rapidement ré- organisées d'uns maniere souble sousn'importe quelle formeappropriés pour répondra aux bosoins qui se présentant. Les changements institutionnels et de programmeme sont alors moins spasmodiques et mieux coordonnés. (En ce qui concerne le traitement de l'information et la "société spasmodique". voir: Stafford Beer. Managing modern complexity. Dans: The management of Infromation and Knowledge.Washington DC, Comitte on Science andAustronautics U.S. House of Representatives, 1970, pp. 41-82.)
f) L'utilisation des PPRS dans ce context permet de redistribuer les fondsd'une maniers plus effic ce et de réduire la dépendance dans laquelle se trouvent les autorités avant ouvoir de décision des délais ...sont trop stricts pour les nécessités de l'adaptation des programmes et des institutions. Les fonds disponibles et les rossources des institutions peuvent etre alloués et redistribués plus rapidement selon les bosoins.
g) Des systèmes intégrés or organisation/information permettent de faire facs d'une manière plus efficaceaux crises et auxcatastrophes naturelles.
h) La possibilité de randre lesystéme d'information accessible à un large ensemble a'utilisateurs extérieurs á la famille desdations Unies accroît son utilité et sa justification et donneun plus grand ensemble de ressources dans lequel toutes les unités participantes peuvent puiser. Cette situation crée toutefois un problème de sécurité et une série de verrous de sécurité doit être mise à divers degrés de secret afin de limiter l'accès aux documents confidentiels des personnes non autorisées.
i) L'utilisation'le réseaux d'ordinateurs interconnectés a des implications intellectuelles en ce qui concerne lés dirigeants en plus de la conclusion que: 'l'automatisation des processus administratifs est une opérationqui se prête àl'analyse coûtsavantages et qui peut trouver une justification économique dans le monde "fermé ou'elle concerne". (UNITAR/EUR 3/7, paragr. 4).

Le dirigeant, ainsi que celui qui él borela politiquegénérale, sont de plus placés dans des situations où le complexité et l'urgene des problèmes auxquels ils ont á faire face dépassent considérablement les ressources intellectuelles, les modes de couception et les moyens d'information à leur disposition immédiate. (Ceci est particulièrement vrai en ce qui concerne le systéme des Nations Unies).Des systémes opérationnels existentdeja toutefois qui accroissent considérablement l'intelligence humaine dans un environnement pratique pour la prise de decisions. L'objectif atteindre est d'organiser la circulation et la presentation de l'information pour celui sui prend lés décisions de maniére telle que la plus grande parie de son temps soit consacré á la reflexion créatrice et que toutes les taches routiniére de ramise on ordra, de rédaction de comptes rendus et d'information etd'échenges de notes soient presqu'entiérement abandonnées á l'ordinateru, 'intéressé n'est toutefois pas confiné dens un "monde ferme" car l'objectif est de l'installer dans un réseau avec des collègues physiquement éloignés mais avec lesquels il peut littéralement., s'il le osire, échanger, sans aucune perte de temps, ses pensées.

Pour le bibliothécaire, c'est l'accent mis sur l'accroissament despossibilités pour les dirigeants développer, d'explorer, d'experimenter,de réorganise est de comparer les moyens de conception et les réseaux, qui présente pèut-être le plus d'intérêt. La néc nécessité d'etre lié pour longtemps par une seule hiérarchie intellectuelle est éliminés afin d'accroîtr au maximum les possiblilités de concevoir de nouvelles solutions aux problèmes et de trouver ua nouvel emploi aux resources. Ce travail est fait á l'Augmentation Research Center (Stanford Ressearch Institute) qui est le centre d'information du réseau de l'Advanced Research Projects ... computer network. Les rapports comprennent:

j) Les possibilités ci-dessus en connexion avec les systemes inter couvernementyux ont un certain nombre d'implications pour les bibliothéquires chargés de la recherche d'information produites par les différentes unités á l'intérieur du systéme. Il en résulte notamment une réduction

3.2. Systémes existants

Les systémes suivants, existants ou en projet, sont soit bases sur l'emplio des ordinateurs, spit assistée par ordinateur (partiellement sur la base d'UNITAR/EUR 3/5).

3.2.1 De portée mondi la et prientés vers une discipline

3.2.2.Limités á une organisation et concernant surtout .. propés documents

3.2.3 Limités á une organisation et concernant tous documents

3.2.4. Régionaux

3.2.5 Autres

Pour être complet, il faut mentioner les systémes probablement trs perfectionnés qui existent dans les organisations intergouvernementales chargées des problémes de défense.

3.2.6 En projet

Au sein de l'ONU, le bureau inter-organisations pour le systéme d'information et activités connexes (IO)... actuellementles possibilités de développement ou d'extension des systémes suivants á d'autres domines relevant des institutions spécialiquées.

Il n'est pas clair, étant connés l'existance du probléme de l'accés, si ces systèmas changeront d'uns maniére significative la totalité du probléme de la réunion et ... diffusion des documents intergouverntaux du point de vue des utilisateurs de l'extérieur. Il apparit (....... seront utilisés que pour traiter ....... au 'développement") de certaines institutions de la famille des Nations Unies.

Une approche inter-organisations de l'OIR n'ent ....concerne la question du cotrôle des listes ue destinataires et desprofile de utilisateurs, Un fait, dans la mesur oú l'OIB se base sur le chapitra VI du Rapport Jackson (Etude de la capacité du systéme des Nations Unies pour le développement, Genève 1969, DP/5) pour faire ses recommnandations, le problème des utilisiteurs de l'extérieur sera ignoré Ce vide est manifeste si l'on consulte le sommaire (RP II/ ) des trois sous-systémes qui y sont envisagés:

"O et A" (organisation intérieurs et administration) "E et S" (statistiques)

"T et S"(stockage et explitation de la documentation)

Ce qui manque c'est un grand sous-systéme pour
"C et D" (contacts et distribution)

C'est ce concept manquant qui, s'il était appliqué dans toutes les institutions de la famille des Nations Unies, changerait d'une manière significative le problème pour les utilisateurs de l'extérieur. En outre, il n'est nullement prouvé qu'un système d'ordinateurs directement basé sur un seul "Macrothésaurus" suffira aux "besoins de tous les utilisateurs, notamment de ceux de l'Agence de l'environnement de l'ONU qui est à la veille d'être créée et qui peut avoir besoin d'un système d'information basé sur des relations changeantes entre différentes catégories pour remplir sa mission qui consisterait à revoir tous les programmes de développement avant qu'ils ne soient mis en application et après leur mise en application. Il est notamment permis de se demander comment seront traités les nouveaux sujets interdisciplinaires (pour lesquels il ne semble pas avoir été prévu de catégorie dans le Macrothesaurus) étant donné la nature complexe des questions d'environnement).

Ces vues ont été développées par l'auteur dans un compte rendu du rapport Jackson intitulé: International Organisations and the Generation of the Will to Change; the information Systems required. Brussels, Union of International Associations, 1970, 89 p. and Relationships between Elements of knowledge; use of Computer Systems to facilitate construction, comprehension and comparison of the concept thesauri of different schools of thought. Honolulu, Social Science Research Institute, 1972, 84 p. (Committee on Conceptual and Terminological Analyses, International Political Science Association, Working paper 3).

Alfred Kuhn prétend que les systèmes actuels de classification ne sont pas adéquats parce que, précisément, ils n'établissent pas de relation entre les termes de manière analogue à celle qui existe entre les réalités du système psycho-social qu'ils désignent. Voir E.B. Montgomery (Ed.). The Foundations of Accessto knowledge; a symposium. Syracuse University Press, School of Library Science, pp. 125-127.

Il n'est pas clair non plus comment ces systèmes seront reliés aux projets d'UNISIST (Voir Unesco. Projet de programme et budget 1973-1974. Paris, Unesco, 1972, par. 2064 et suivants.) visant à relier les systèmes existants de bibliothèques et qui certainement comprendront les importants rapports scientifiques et techniques produits au sein de la famille des Hâtions Unies.

3.3. Uniformisation et compatibilité

Une complète uniformisation n'est pas nécessaire et peut-être même pas souhaitable, mais un minimum d'uniformisation (permettant des adaptations interchangeables) est la condition de tout progrès important.

3.3.l Présentation des documents et format

Les éléments figurant sur la page de garde doivent être indiqués' de la même manière et à la même place. Ceci doit s'appliquer également aux rapports des conférences. Actuellement, divers modèles sont employés même par les différents départements d'une même agence. Les journaux doivent comporter un titre abrégé ainsi que la date et l'indiquer sur chaque page afin de faciliter les travaux de photocopie.

3.3.2 Système de cotes

Un effort doit être fait pour rationaliser les systèmes des cotes trop compliqués actuellement en usage. L'utilisation de l'International Standard Book and Sériai Numbers doit être envisagée.

3.3.3 Description bibliographique

Absolument nécessaire pour permettre un échange de renseignements bibliographiques entre bibliothèques. L'utilisation de rubans à double face (type MARC II) doit être envisagée.

3.3.4 Formats de-rubans magnétiques et règles d'échange de rubans

Nécessaire pour permettre l'échange de données bibliographiques sur ordinateur.

3.3.5 Formats de transfert de données

Nécessaire pour permettre un échange de données entre ordinateurs.

3.3.6 Programmes d'ordinateur

Une certaine uniformisation est souhaitable dans les programmes de manipulation bibliographique ne fût-ce que pour fournir des paquets uniformes aux bibliothèques qui se convertissent à l'ordinateur.

3.3.7 Ordinateurs

Une certaine mesure de compatibilité du hardware est souhaitable afin de faciliter le trasfert direct de données et l'utilisation de programmes uniformes.

3.3.8 Thesaurus

Il est nécessaire de s'entendre sur le sens à donner aux termes et en vue de l'utilisation d'un thésaurus uniforme.

3.3.9 Codage des pays

Un système uniforme de codage des pays et des villes doit être développé afin de faciliter le transfert des données et l'assortiment des dossiers.

3.3.10 Problèmes de langues

L'enregistrement bibliographique en anglais de documents qui ne sont pas rédigés en anglais pose des problèmes comme celui de la translitération et des codes machine en ce qui concerne les lettres accentuées et d'autres caractères.

3.3.11 Phototypie

Des programmes uniformes sont nécessaires pour la production à partir de l'ordinateur de répertoires et de bibliographies avec des possibilités de mises a jour régulières et de recherches limitées.

3.3.12 Codes de sécurité

Un ensemble uniforme de codes de sécurité est nécessaire afin de contrôler l'accès aux données à différents degrés de secret.

3.3.13 Profils

Un formulaire et un codage uniformes (sujet, pays, sécurité)au moyen desquels un utilisateur peut indiquer son profil d'intérêts faciliterait la solution des problèmes posés par les listes de distribution multiples dans un système interorganisations.

3.3.14 Microcopie (microfilms et microfiches)

Il faut établir des normes en ce qui concerne la microcopie, l'équipement et les différents procédés employés.

4. Resumé des problèmes devant se poser dans l'avenir immédiat

4.1 Utilité

"...l'utilité même de cette documentation était compromise puisque la plupart des gouvernements ne pouvaient lire et assimiler qu'une proportion minime des documents qu'ils recevaient et qu'il leur était de plus en plus difficile de coordonner les vues des départements intéressés et de mettre leurs représentants suffisamment au courant pour leur permettre de participer utilement aux débats" (Rapport du Corps commun d'inspection sur la documentation de l'Organisation des Nations Unies ... Hâtions Unies, A/8319, 2 juin 1971, par. 26.)

Ce jugement doit être considéré comme également valable en ce qui concerne les utilisateurs extérieurs qui ne peuvent espérer disposer de moyens suffisants pour retrouver les informations qui leur sont nécessaires à l'acquisition d'une représentation adéquate des événements, à moins que ce ne soit dans un domaine réduit et après des recherches étendues.

4.2 Niveau d'intégration

A quels niveaux, sur le plan intergouvernemental, les liens entre systèmes d'informations sont-ils possibles du point de vue politique, économique et technique et à quel degré de continuité?Le désir de changement est-il suffisamment fort pour modifier de manière significative les techniques actuellement en usage et élaborer une politique interorganisations cohérente?

4.3 Détails techniques

Est-ce que les différents projets en vue de l'utilisation des ordinateurs, de satellites, de télex et de chaînes de données donneront naissance à un système techniquement solide à même d'assurer au maximum la participation d'utilisateurs de l'extérieur?

4.4 Relations avec les autres systèmes

Comment ces systèmes interorganisations seront-ils reliés aux autres systèmes, par exemple UNISIST, OUA, OCDE, ceux des gouvernements, ceux des organisations internationales non gouvernementales et les systèmes perfectionnés qui relient les grands centres commerciaux à travers le monde ? Par exemple, l'Union des Associations internationales procède actuellement à l'édition et à l'indexation de son Annuaire des organisations internationales à l'aide de l'ordinateur et se propose de développer ce système pour éditer son Annuaire bibliographique des comptes rendus des congrès internationaux (qui couvre les documents des conférences intergouvernementales autres que celles de l'ONU).

4.5 Uniformisation

Y a-t-il suffisamment d'intérêts communs pour arriver au minimum d'uniformisation nécessaire ?

4.6 Ressources

Y aura-t-il suffisamment de ressources dans la famille des Hâtions Unies pour réaliser les changements nécessaires, étant donné la crise de confiance qui sévit actuellement dans ces organisations et les nombreuses restrictions budgétaires qui leur sont imposées ? Peut-on élaborer des méthodes pour attirer les ressources d'ordre institutionnel et financier d'organisations extérieures a la famille des Nations Unies ?

Comment peut-on résoudre le problème spécial de l'accessibilité aux utilisateurs qui ne sont pas de langue anglaise ou du moins de langue indo-européenne ?

4.8 Terminologie

Etant donné la spécialisation croissante des connaissances et le recours à des termes spécialisés ainsi que la nécessité d'optiques interdisciplinaires le "problème du bibliothécaire est de s'efforcer de stocker et de cataloguer ces idées afin que tout utilisateur à la recherche d'une idée particulière puisse la trouver, quel que soit le nombre de significations qu'il lui attache" (Alfred Kuhn. Dans: E.B. Montgomery. Foundations of Access to knowledge. Syracuse University Press, 1968, p. 124.)

4.9 Pays en voie de développement

Les obstacles économiques empêchent les pays en voie de développement d'avoir accès aux connaissances disponibles, mais beaucoup de connaissances disponibles sont hors de leur portée. Le fossé technique qui s'élargit ne fera qu'aggraver ce problème.

4.10 Exactitude de l'approche

Il est permis de se demander si le probléme de l'information intergouvernementale a bien été l'objet d'une investigation interdisciplinaire et multifonctionnelle adéquate (Voir, par exemple, Yassin El-Ayouty. United Nations Documentation as a Research Undertaking; issues and approaches (Geneva), UNITAR, 16 juillet 1971.) afin de déterminer la réalité du problème, si une solution efficace est possible avec les moyens existants, et quels systèmes organisation/information sont nécessaires pour arriver à une solution. Les solutions envisagées peuvent simplement constituer des compromis politiques ou administratifs pour résoudre plus rapidement les problèmes d'hier en utilisant les techniques d'aujourd'hui, en ignorant à la fois lés problèmes d'aujourd'hui et ceux de demain ainsi que la technique de demain déjà disponible ou en voie d'expérimentation.

5. Possibilités d'action

Il existe deux méthodes pour envisager les possibilités d'action. On peut soit envisager des changements mineurs aux pratiques actuelles, soit examiner la possibilité d'introduire des changements plus radicaux (Le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires des Hâtions Unies réclame des "initiatives imaginatives" et de nouvelles approches en ce qui concerne le problème de la documentation. JIU//REP/71/4, par.32.). Ce choix varie selon que l'on se préoccupe de l'avenir immédiat (un ou deux ans) ou d'un avenir plus lointain (la fin de la deuxième Décennie du développement). En fin de compte, la signification que l'on attache aux possibilités d'action dépendra de l'importance relative attachée aux besoins et aux moyens des pays développés des pays en voie de développement et des pays les moins développés.

Les problèmes suivants en discussion ont été approximativement groupés en sections, en mettant en premier dans chaque groupe les problèmes les moins importants.

5.1 Diffusion et vente

5.1.1 On doit veiller aux possibilités d'envoi par la poste aérienne de documents urgents (par exemple de questionnaires), de documents qui peuvent arriver trop tard pour être utiles (par exemple ordres du jour de réunions, calendriers de conférences).

5.1.2 En cas d'urgence, les départements doivent être encouragés à envoyer des exemplaires de documents directement aux utilisateurs extérieurs plutôt que par le canal régulier (voir UNITAR/EUR 3/19, VI, B, (i)).

5.1.3 Afin de réduire les frais de poste et les retards, on doit envisager la possibilité de reproduire simultanément (à partir d'exemplaires de l'original) les mêmes documents dans plusieurs centres régionaux et de les mettre à la poste (en utilisant si possible des étiquettes postales, des étiquettes télexées ou des copies des rubans magnétiques de la liste de distribution dès qu'elles existent). Ceci a également l'avantage de faire pénétrer quelques ressources dans les économies des régions en voie de développement.

5.1.4 On doit égarement envisager la possibilité de distribuer, avant que le document ne soit imprimé, des formules de commande à ceux qui sont sur les listes de distribution. A cet effet, un usage plus fréquent pourrait être fait à l'extérieur de la liste mensuelle des publications à paraître, l'Information regarding Documentation (JIU/REF/71/4, par. 45.). La listeinterne, des documents produits pourrait également être utilisée pour des formules de commande de 1'extérieur.

5.1.5 Afin d'éviter des problèmes d'agencement des rayons, et à condition qu'un système plus rationnel de cotation puisse être établi, il faut envisager la possibilité d'empaqueter les documents pour diffusion dans l'ordre numérique afin qu'ils puissent être placés ensemble sur les rayons (dans la mesure du possible sans défaire complètement les enveloppes jusqu'à ce qu'ils soient demandés).

5.1.6 Préparer une étude de sous-système par ordinateur sur "Contacts et diffusion" (concernant les rapports autres que ceux des relations publiques du système interorganisations avec le monde extérieur) afin de donner le chaînon qui manque dans le concept du rapport Jackson, chapitre VI.

5.1.7 Une grande importance doit être attachée à la possibilité de constitution d'un service d'information sur la base de listes de distribution perfectionnées et des profils d'intérêt fournis par les utilisateurs. Ce service pourrait être constitué sur une base commerciale ou être partiellement subventionné avec la possibilité pour l'utilisateur de demander dès exemplaires ou des photocopies des textes d'un intérêt particulier.

5.2 Système dépositaire

5.2.1 Encouragerles institutions qui n'ont pas de système dépositaire à envisager l'établissement d'un tel système.

5.2.2 Envisager la possibilité d'établir une catégorie de "dépositaire bibliographique" (WP III/6).

5.2.3 Encourager les bibliothèques des institutions intergouvernementales à se faire dépositaires les unes des autres, afin qu'il y ait plus d'un emplacement géographique où la collection complète de documents puisse être consultée.

5.3 Répertoire d'acquisition d'informations

Etant donné le manque ou le caractère dispersé des informations nécessaires áun bibliothécaire pour faire ses plans d'acquisition d'une documentation internationale, il faut envisager la production d'un manuel à feuilles mobiles pouvant être régulièrement mis à jour en collaboration avec toutes les institutions (portant de préférence sur toutes les organisations intergouvernementales). Ce manuel devrait comprendre ;

Une publication de ce genre serait également un instrument utile pour faire connaître les nouvelles publications des diverses institutions.

5.4 Droit d'accès

5.4.1 La politique en ce qui concerne l'accès aux bibliothèques intergouvernementales, à leurs livres, archives courantes, archives historiques, dossiers de correspondance et rapports techniques "délicats" devrait être examinée afin de déterminer qui est responsable pour les différentes sections, quels principes doivent être appliqués, comment les chercheurs peuvent accéder à ces collections et quelles parties d'entre elles peuvent être photocopiées. Etant donné que le recours aux banques de données se répand, on doit examiner également la possibilité d'appliquer les mêmes principes en ce qui concerne le droit d'accès des chercheurs à ces banques de données.

5.4.2 Les principes de la classification pour les documents confidentiels doivent être différents de ceux en vigueur pour les documents imprimés en circulation. L'accès et la reproduction des documents non confidentiels doivent être autorisés même si ces documents n'existent qu'en un seul exemplaire (les documents internes intéressants de ce type doivent être catalogués dans la bibliothèque de l'institution). Le cachet "confidentiel" ou "pour usage interne" ne doit pas:être, l'unique justification à la limitation de la circulation des imprimés.

5.5 Utilisateurs

5.5.1 Un effort pourrait être fait pour créer une espèce de "Comité des utilisateurs" ou de "conférence de bibliothèques dépositaires" qui leur permettrait d'être informés et consultés et de formuler ou surveiller les pratiques courantes de la documentation intergouvemementale et ses initiatives.

5.5.2 Des recherches doivent être entreprises pour déterminer quels sont les différents utilisateurs, quels utilisateurs les institutions voudraient avoir et de quelle manière elles voudraient voir chaque catégorie d'utilisateurs se servir de la documentation disponible, sous sa forme présente ou en projet.

5.6 Service d'acquisition interorganisations

Il faut envisager la création, sur une base interorganisations, d'un service pour examiner les problèmes d'acquisition des bibliothèques, recommander une politique, élaborer des techniques d'empaquetage de différents types, négocier l'inscription sur toutes les listes appropriées de destinataires, et peut-être même fonctionner comme point central de reproduction et agent de vente. Les utilisateurs et les représentants des organisations internationales non gouvernementales intéressées (FIAB, AIL, FID, etc.) doivent faire partie de cet organisme qui pourrait également fonctionner comme centre d'échange du Répertoire d'acquisition d'informations (5.3).

5.7 Concentration de ressources au niveau national

Etant donné la relative difficulté d'accès aux documents internationaux au niveau national, la médiocrité de l'organisation des collections même dans les bibliothèques qui en possèdent un grand nombre, la dispersion des collections et des points de vente des services nationaux des différentes organisations internationales, le manque de personnel formé et de ressources pour abriter convenablement les collections, il faut envisager la possibilité de réunir, dans certains cas, dans le même immeuble les organismes suivants: centres d'information des Nations Unies, commissions nationales de l'UNESCO, représentants du PNUD et dès institutions spécialisées, la section de documentation internationale de la bibliothèque dépositaire, l'institut national de relations internationales, les services de vente de toutes les publications des institutions spécialisées, etc. Il en résulterait une concentration de ressources rares et la collection de documents, amalgamés ou non, qui en serait la conséquence pourrait être supervisée d'une manière appropriée par un bibliothécaire compétent. Cette concentration géographique de services internationaux a été également proposée comme moyen de créer un point central pour toutes les organisations ayant des programmes internationaux dans un pays (voir: International Associations, 24, 1972, 5). L'accès à une collection aussi complète (dans la mesure du possible sous forme de microfiches) et a des installations de reproduction, ainsi que la production d'une liste d'accessions avec une table des matières, empêchera les autres organismes nationaux de commander des documents inutiles (voir les observations concernant les énormes quantités de documents de l'ONU qui sont brûlés tous les jours au centre des ONG de Genève, UNITAR/EUR 3/19, VI, B(f)), et accroîtra la demande de documents utiles (voir les observations sur l'utilité de la List of Publications by Subject de l'ECA, WP III/3).

5.8 Microfiches

5.8.1 la production et l'utilisation de microfiches doivent être encouragées parlesystème interorganisations sur la base d'un plan commun.

5.8.2 Une politique doit être élaborée pour la vente et l'envoi (par voie aérienne)

de microfiches (WP 11/15) comme partie de l'activité concernant les publications et leur vente. Les agents de vente dépositaires pourraient conserver une collectioncomplète pour la vente directe de reproductions de documents.

5.8.3 Les rapports importants ou résumés devraient être produits et diffusés avec une pochette de microfiches contenant tous les documents subsidiaires et les annexes. Cette méthode pourrait également être adoptée pour les publications imprimées. (Cette méthode permettrait de réduire la longueur des rapports reproduits car tous les documents cités en référence seraient joints au rapport)

5.8.4 Rechercher les moyens pour encourager les utilisateurs et ceux qui figurent sur les listes de destinataires à titre gratuit, y compris les bibliothèques dépositaires, à accepter des microfiches au lieu de documents. Dans ce contexte, il faudrait étudier l'économie générale qui résulterait en faisant participer chaque utilisateur à l'achat en gros par les Nations Unies d'appareils de lecture/impression. (Il faut noter que le prix de cet équipement est actuellement proche ou inférieur aux prix de certains abonnements annuels à toute la documentation de l'ONU.)

5.8.5 Envisager l'établissement d'une diffusion à l'extérieur de microfiches à titre gratuit, les documents ne devant être diffusés qu'aux souscripteurs.

5.8.6 Envisager le coût de l'envoi, dans certains cas, de microfiches avec un bon de change pour couvrir les frais de reproduction.

5.8.7 Envisager la possibilité de conserver une collection complète de microfiches (et de l'équipement nécessaire) dans les centres régionaux d'information des Hâtions Unies (et si possible dans les grands services de vente) afin que les utilisateurs puissent consulter tous les documents et ne demander la reproduction que de ceux qui leur sont nécessaires.

5.8.8 Développer la technique de documentation pour conférences dans des endroits éloignés qui a été utilisée avec succès à la CNUCEDIII à Santiago. Une collection complète sur microfiches des documents de la CNUCED a été apportée à Santiago. Le nombre nécessaire d'exemplaires d'un document particulier était reproduit sur demande sur place dans la langue appropriée.

5.9 Cotation des documents

5.9.1 Etant donné la complexité du système actuel de cotation des documents, un questionnaire devrait être adressé aux bibliothèques dépositaires des institutions intergouvernementales et aux autres utilisateurs afin de déterminer comment et jusqu'à quel point ces cotes sont utilisées et si un autre système similaire ne permettrait pas d'économiser du personnel et du temps.

5.9.2 Etant donné que les moyens complexes suivants de cotation sont actuellement utilisés: cote du document (et date), numéro de vente (y compris la date et l'indication en code du sujet), numéro de production du document (y compris la date et le lieu de production en code), et qu'il est actuellement proposé d'introduire 1'International Standard Book Number (y compris 1'indication en code de l'éditeur), il apparaît que tout le système de cotation doit être revu afin de faciliter l'acquisition, le catalogage, l'arrangement sur rayons, le contrôle et la recherche des documents. Il importe de noter que 1 ' ISBK ne peut "contenir" toute la documentation produite par les Hâtions Unies à moins que la technique ISSN ne soit utilisée. Il y aurait grand avantage à n'utiliser qu'une cote par document (comme le numéro de production du document) pour toutes les opérations de recherche et de mise en ordre (Cela a été prouvé par: Jacques Halkin. Proposition, et souhait pour une structure ouverte de la communication documentaire. Rédigé pour: Theretical problems of information retrieval Systems (Published in 1971 by FID/HI Committee. Chairman A.I. Mikhailov).), tout en utilisant d'autres numéros comme de simples étiquettes reliées entre elles par des listes de conversion.

5.10 Catalogage et contrôle

5.10.1 Les résolutions intergouvernementales en faveur de la réduction du volume de la documentation ne doivent pas être appliquées aux instruments de documentation et aux "bulletins d'information (apparemment la raison pour laquelle la liste de l'OIT est "interne", WP 11/14) qui s'efforcent de faire connaître la documentation existante et de la rendre utile à un large public.

5.10.2 Une attention spéciale doit être accordée à la production de catalogues récapitulatifs, de tables de matières et de catalogues par matières.

5.10.3 Un catalogage central devrait être entrepris sur une base interorganisations (voir V? II/ll). Il importe d'étudier la possibilité d'une réunion de ressources avec des bibliothèques extérieures catalogant les mêmes documents (Voir Council of Europe, Meeting of Experts on Shared Cataloguing, Strasbourg, June 1972.) ou ayant' du moins catalogué partie de ces documents.

5.10.4 Afin de réduire le cout élevé du catalogage et le gaspillage sonsidérable de ressources que constitue la répétition du meme travail par tout le réseau de bibliothéques dépositaires et autres, il faut la possibilité de produire, comme le fait la Bibliotheque du Congres, des fiches de catalogue, c'est-à-dire qu'elles peuvent entre vendues á l'unité ou souscrites par catégories. (Ce pourrait etre une production des systémes CAIP ou LIBRIS).

5.10.5 Si des fichés de cataloque sont mises en vente, il faut envisager la possibilité de vendre des collections partielles ou complétes de fiches déja classées et en boites (un "instant catalogue") pour organiser de nouvelles collections de documents internationaux, notamment dans les pays en voiede développement. (Il faut mettre A part les fiches concernant les publications nondisponibles á titre de référence pour l'utilisateurs).

5.11 Software d'ordinateur

Etant donné les progés dela technique, il sembleapproprié pour le systéme . interorganisations de développer pour les utilisateurs des ensebles de software devant etre utilisésau neveau national en liaison avec le systéme international (voir les recommandations UNISIST).

5.12 Techniques nouvalles

5.12.1 L'utilisation de la téléphotocopie doit etre envisagée non seulement pour le transfert d'informations á l'interieur du systéme interorganisations et aux gouvernements membres (pourenvoyer par example un texte de projet de resolution) mais aussi pour faire connaitre aux bibliothéques law publications qui viennent de paraitre.

5.12.2 Il semble qu'un bien plusgrand usage pourrait etre fait despossibilités de télex et satelites (UNITAR/EUR 3/7, par. 6) pour accelerer le flux d'informations á l'intérieur du systéme intergouvernemental ou avec les pays membres (A cet effet voir: Space Communications; increasing UN responsiveness to the problems of mankid. New York. United Nations Association of the United States of America, (1972,?), 63 p.). Les implications de ces dévelppements pour l'avenirde l'acquisition des documents, du catalogage centralisé et des services questions-réponses méritent une etude approfondie.

5.12.3 Une attention particuliére doit etre donnéé aux développements dans le domaine des lecteurs otpiques de caractéres imprimés ou dectylographiés (optical character readers, OCR).Des expériences ont déja éte faites avec des instruments pouvant lire certains caractéres déterminés et "apprendre" á lire tous nouveaux caractéres rencontrés. Ces instruments ainsi que les video-édition pourraient peut-etre provoquer une importante percée dans le domaine de l'indexation rétrospective des documents intergouvernementaux.

5.12.4 Des organisations comme lesNations Unies sont complexes parce qu'elles ont á traiter des problémes particuliérement complexes. La complexité de l'activité des organisations n'apparait pas á la vue des organigrammes un peu simplistes utilisés dans les documents remia á la presse. Les interconnexions complexes entre les problèmes n'apparaissent pas dans les thésaurus. Le Centre international de calcul électronique possède déjà un "dessinateur de graphiques" qui peut être utilisé pour montrer cette complexité institutionnelle et fonctionnelle et produire une sorte de "graphique d'association". Cela pourrait également être fait d'une manière plus rapide et plus efficace par le système CAIP, utilisant le sélecteur à microfilms. Le tels graphiques peuvent être des instruments précieux comme annexes à des rapports pour montrer comment les organismes et les problèmes sont reliés entre eux. De tels instruments sont demandés non seulement par des bibliothécaires mais aussi par des représentants gouvernementaux ayant à faire face à des problèmes complexes. (Ils peuvent également être utilisés pour la mise à jour de graphiques montrant le flux de l'information, des décisions et des fonds à travers le système inter-organisations. (Pour des travaux intéressants dans ce sens voir: The Dynanics of Information Flow; recommandations to improve the flow of information within and among Federal, State and Local Governments. Washington DC, Intergovemmental Task Force on Information Systems, 1968; 51 p.) Pour une description d'un "graphique d'information" concernant le système administratif de l'Etat de Californie voir: Hearings before the Special Subcommittee on the Utilization of Scientific Manpower of the Committee on Labor and Public Welfare, United States Senate, 89 th Congress, S. 2662, 1965-1966.

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