1977

Organisation de conférences pour la discussion de problèmes complexes

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Partie D de La complexité -- ses contraintes pour l'innovation sociale. Rapport préliminaire du Groupe 2 pour le compte de Mankind 2000 (Bruxelles) pour les Journées d'Etudes (Paris, 28-30 mars 1977) de la Fondation Internationale de l'Innovation Sociale. English version

Avec la complexité croissante de la société et de ses problèmes, et avec l'augmentation du nombre des groupes et des institutions dont les idées doivent être reliées pour assurer une réponse novatrice à chaque problème nouveau, il est évident que le rôle des réunions, en tant que points focaux, est devenu extrêmement important. Mais si le nombre des réunions locales, nationales et internationales a augmenté, comme a augmenté la variété des problèmes considérés, la forme des réunions est restée essentiellement la même.Sans qu'on puisse appliquer ce raisonnement à tous les types de réunions (voir plus bas) il faut cependant noter que la forme d'une conférence n'a essentiellement pas changé depuis 50 ans, ou même depuis plus longtemps bien qu'on reconnaisse de plus en plus la complexité des questions discutées et qu'on comprenne de mieux en mieux la psycho-dynamique des conférences.

Il est encore d'une pratique courante de s'appuyer lourdement sur ce qui peut être fait au cours d'une session plênière soumise à un horaire rigide, qui met l'accent sur la contribution des principaux orateurs parlant d'un podium contrôlé par les organisateurs, avec une limitation réelle de la période de discussion ouverte. Quand on applique la technique des commissions ou des discussions par petits groupes, il reste encore aux participants à résoudre le problème capital du partage de leur temps entre les groupes parallèles traitant de thèmes voisins, et à la conférence prise dans son ensemble celui de recevoir et d'intégrer le travail de tels groupes, une fois celui-ci terminé.

Concrètement, le contenu et les résultats de la conférence sont prédéterminés par le choix :

  1. des conférenciers-vedettes invités;
  2. des participants éventuels informés, invités, ou même ceux auxquels on offre une subvention;
  3. des contraintes physiques d'espace pour les diverses sessions (plénières, parallèles, ou par petits groupes);
  4. de la situation géographique de la conférence, en fonction de la résidence de participants éventuels;
  5. du temps disponible;
  6. des contraintes imposées par un auditoire plurilingue.

Et puis on sait bien que beaucoup de choses sont prédéterminées par les activités "dans la coulisse" et les intentions des organisateurs et des comités d'organisation, qui structurent le programme et assurent "la bonne marche" de la conférence.

Il ne faudrait pas croire qu'il s'agit là d'observations nouvelles, car on peut déjà remarquer les conséquences, dans les conférences, des abus évoqués ici. On se pose de plus en plus de questions sur l'avantage réel qu'on trouve à tenir telle ou telle sorte de conférence.

Considérons,par exemple, l'extrait suivant, d'une lettre publiée récemment dans International Associations (1976, 1) :

"Je vous écris de la part d'un groupe de dirigeants des NGO (organisations non gouvernementales) internationales au retour d'une conférence de 200 personnes, venues de toutes les parties du monde (la Conférence Internationale de ...). Sur notre chemin de retour, nous avons commencé à parler de l'efficacité de tels événements. Certains de nous, habitués à des conférences de ce genre, se questionnent sur leur valeur. Cette dernière conférence sur le sujet ... a été aussi stérile que les précédentes malgré nos espoirs d'avoir pu repartir à zéro. Bien qu'on change de lieu de réunion, on voit les mêmes visages; on entend défendre les mêmes positions, et on se trouve dans le même genrer d' hôtel ou de salle de conférence.Il faut d'une façon ou d'une autre trouver une manière différente d'organiser des réunions internationales.

"En bavardant ainsi, nous sommes tombés d'accord sur le fait que de tel les conférences de 100 à 200 participants (assemblés à un prix estimé à 100.000 dollars au moins) sont comme des voitures à huit cylindres roulant sur deux cylindres. Nous avons estimé que 85 % du groupe écoutait pendant que 15 % parlait. C'est une utilisation extrêmement inefficace des ressources humaines, mais cela signifie aussi que beaucoup de participants ont fait un tel déplacement sans avoir l'occasion d'exprimer leurs besoins et leurs idées. Ces rencontres sont encore dominées par les personnes les plus agressives, celles qui parlent couramment le langage des conférences -les conférenciers professionnels-. Franchement, de telles conférences développent souvent chez nous un sentiment d'oppression".

Beaucoup de personnes de premier plan, qui autrefois suivaient des conférences, estiment maintenant qu'elles peuvent employer leur temps et leurs ressources à des formes d'activités plus profitables. (Ces personnes disent, par exemple,: "il y a trop de conférences"; "rien que des paroles et pas d'action"; "la question a déjà été discutée ailleurs comme elle le devait"; "pourquoi une autre série de résolutions, quand celles des conférences précédentes sont restées sans effet ?"; etc ...). Leur absence réduit la qualité des conférences qui se tiennent réellement, et leur manque d'interaction avec les"participants novices" signifie que ceux-ci doivent perdre encore plus de temps à apprendre les limitations intrinsèques de la conférence.

Il est évident que beaucoup d'entre elles sont "mal organisées". Mais un nombre significatif de conférences, nationales ou internationales, peuvent être considérées comme un échec ou un gaspillage de ressources, malgré que :

  1. toutes les facilités et tous les services conventionnels (physiques, techniques et administratifs) aient été utilisésavec compétence sous la direction d'un, personnel expérimenté;
  2. le programme de la conférence soit bien planifié et se conforme aux intérêts et aux priorités des différents groupes de participants;
  3. les sessions de travail et les sessions sociales aient été "bien organisées" et efficacement menées.

Ici se pose la question de savoir jusqu'à quel point l'organisation d'une conférence par une approche conventionnelle crée un instrument émoussé et grossier pour :

  1. clarifier les questions complexes;
  2. provoquer l'interaction de groupes et d'organisations dont les relations entre eux et avec le sujet de la conférence doivent être clarifiées au cours de celle-ci;
  3. stimuler l'apparition d'approches novatrices et variées aux questions étudiées.
  4. initier des projets communs à des individus ou des groupes participant.

Types de conférences ayant besoin d'être améliorées

On peut utilement en distinguer quatre sortes (voir Appendice 1) :

  1. Des conférences hiérarchiques, avec exposés magistraux, dont les organisateurs se servent soit pour informer les participants ou leur faire des recommandations, soit pour des cérémonies ou des occasions de prestige. Cette forme est extrêmement bien développée pour son objet et il n'est pas besoin d'en discuter davantage, sauf qu'elle est plus ou moins délibérément utilisée pour empêcher ou contrôler la communication (y compris la formation de groupes) entre participants à l'intérieur de la session ou entre les sessions.
  2. Des réunions de petits groupes utilisées pour des échanges de vue ouverts sur une question particulière. Cette forme a été bienétudiés. et il n'est pas besoin d'en discuter davantage, sauf en ce qui ne le problème de l'intégration de l'activité des petits groupes dans le cadre d'une conférence plus large.
  3. Des réunions amorphes, non structurées, caractéristiques des foires, des réceptions et des "hapennings". Cette forme a été assez bien étudiée et il n'est pas besoin d'en discuter davantage, sauf au point où l'isolement relatif des participants empêche la formation spontanée de groupes s'attachant à des problèmes particuliers.
  4. Des réunions semi-structurëes organisées en réseaux à caractère intermédiaire entre les conférences hiérarchiques et les réunions amorphes; ces réunions semi-structurées fournissent un cadre pour un grand nombre de rencontres simultanées de petits groupes. Cette forme commence seulement à être explorée par ceux qui sont mécontents des méthodes conventionnelles d'organisation de conférences plus importantes.

Points particuliers demandant des améliorations

1. Communication entre participants

Une source fréquente de frustation chez les participants d'une conférence "bien organisée" est l'absence de contact adéquat et significatif entre eux, au sujet de leurs intérêts professionnels ou de leursresponsabilités professionnelles (à savoir des contacts autres que purement sociaux). Alors que beaucoup de conférences sont organisées au départ pour des participants idéaux à la lumière d'une série de questions et de priorités définies par les organisateurs avant la réunion, de plus en plus les conférences se trouvent davantage confrontées aux questions et priorités reconnues par les participants réels, ou découlant de leurs interactions au cours de la conférence.

Les participants les plus expérimentés ne veulent pas être que des consommateurs de ce que produisent les orateurs; les conférences sont faites pour les participants et ceux qu'ils représentent, et pas seulement pour le bénéfice des orateurs et des organisateurs. Ceux qui y assistent sont de plus en plus critiques et de moins en moins passifs dans leurs réactions à l'atmosphère stérile des conférences et aux cartes forcées apparemment arbitraires des schémas de communication particulière qu'ils y rencontrent. Lorsqu'ils sont expérimentés, les participants et les représentants de l'organisation ont les uns et les autres leurs raisons d'assister à telle ou telle conférence et de justifier le temps et les ressources qu'ils y consacrent. Le problème est de maximiser, pour les participants, le bénéfice d'une telle concentration de ressources humaines, compte tenu du fait que les organisateurs seront d'autant plus bénéficiaires que les participants seront plus satisfaits (quelle que soit l'intention initiale des organisateurs).

L'innovation sera d'autant plus facilitée que :

  • seront facilités les contacts entre participants ayant des intérêts et des engagements complémentaires;
  • les participants seront aidés dans les tentatives qu'ils feront pour initier une nouvelle action, pour informer et entraîner d'autres participants à des projets d'intérêt mutuel, et pour former des groupes et formaliser (au degré nécessaire) l'action de groupe.

De tels processus pourraient se développer soit pendant une session de la conférence (en une activité parallèle de communication pendant le temps consacré aux discours formels), soit entre les sessions, dans le cadre de la conférence elle-même. On trouvera (Appendice 2) un guide des actions possibles dans ce domaine dans: Une liste de demandes éventuelles de communication entre participants. Cela met utilement l'accent sur la façon dont les participants conçoivent les droits du participant, qui a payé pour participer, opposés en quelque sorte aux responsabilités des participants disciplinés (il s'agit en fait d'un code de conduite).

2. Stéréotypes de la communication entre participants

On a tendance à considérer que les participants d'une conférence se conforment, ou devraient se conformer, à un certain mode, ou code, de comportement. Ce qui a le plus de valeur et d'intérêt dans les conférences (particulièrement dans les conférences internationales) vient de la diversité inhabituelle, tant des participants que de leurs intérêts. Si cette diversité n'est pas respectée, et si elle ne peut pas avoir d'influence sur l'organisation de la conférence, cela peut amener l'isolement et la frustration de groupes stéréotypés de participants. La valeur de la conférence prise ensemble est alors sensiblement réduite et chacun ne retire qu'un faible bénéfice de la variété des perspectives représentées, variété qui devrait en réalité nourrir et orienter toute activité novatrice et se refléter aussi dans des contraintes correspondantes.

Les groupes stéréotypés qui ont tendance à se former ou à être délibérément ignorés peuvent, en gros, se caractériser de la façon suivante :

  1. La culture (musulmans, chrétiens, japonais, etc ...) qui détermine les modes de communication; les coutumes (formules de politesse, alimentaires, etc ...) qui facilitent la communication ou lui font obstacle: les langues (anglaise, européennes, non-européennes) qui déterminent des concepts communicables et des styles de communication;
  2. Les prioritésde développement, c'est-à-dire le défi de la représentation du Tiers-Monde; l'idéologie (socialiste, capitaliste, etc ...) c'est-à-dire le défi de l'intégration des bases socio-politiques en conflit;
  3. l'âge, qui influe sur la dynamique des conférences (le défi de la jeunesse dans les conférences; l'insertion des perspectives des générations plus âgées); le sexe, qui influe sur la dynamique des conférences (relations entre les points de vue des hommes et des femmes).
  4. l'expertise (experts et non-experts), c'est-à-dire le défi de la difficulté d'entrer en communication; 1'engagement (enthousiasme naïf et professionnel endurci), c'est-à-dire le défi d'un engagement public plus large;
  5. la discipline, c'est-à-dire le défi des réunions interdisciplinaires;
  6. les préférences structurelles (structures formelles ou informelles), c'est-à-dire le défi des conférences relativement non structurées; le mode d'activité (cognitive, affective, physique, etc ...) c'est-à-dire le défi du mode expérimental; les priorités des activités (débats, information, contacts, démonstrations, etc ...) c'est-à-dire le défi du bon mélange des divers objectifs de la conférence; les préférences de médias (discours, discussion, texte, audio-visuel, etc ...) c'est-à-dire le défi de.la.communication non lue).

La question est donc de savoir quelles techniques utliser, autres que de petites réunions de groupe, pour faire tomber les barrières entre groupes, caractérisées par de telles différences, tout en intégrant en même temps la perspective particulière que ces groupes représentent dans l'ensemble de la société.

3. Sujets et problèmes imbriqués

Lorsqu'il s'agit d'une conférence dont le sujet est un problème bien défini et qui s'est déjà posé occasionnellement dans le passé, il existe évidemment un fond d'expérience et de procédure de réunion de même nature, grâce auquel on est sûr que tous les aspects du sujet sont convenablement traités par les parties en cause. Mais il s'agit d'une question complexe et mal définie, où il reste à clarifier la terminologie, les catégories, et les priorités d'action, cela demande une attention particulière. Une approche conventionnelle peut simplifier à l'excès le processus de discussion, ignorer beaucoup de problèmes parallèles et de questions connexes, et aboutir à des résolutions efficaces, hors de questions, impossibles à mettre en oeuvre, ou réellement nocives.

Comme nous l'avons dit plus haut, le choix de l'espace géographique et de la durée de la conférence est un facteur déterminant de la façon dont le sujet pourra être discuté. Les facteurs espace et temps commandent la possibilité de diviser le sujet en sous-sujets, à discuter éventuellement en parallèle. Les relations matérielles entre les salles de réunion où sont traités des problèmes voisins ont une influence sur la manière dont ces sujets sont liés. La présence ou l'absence d'un terrain commun, neutre, entre les salles de réunion, et la qualité d'un tel espace, ont une influence sur la volonté et la possibilité qu'ont les participants d'interagir librement et complètement. C'est dans cet espace que naissent et se nourrissent des liens et que des projets prennent forme.

La structure réelle du programme est largement déterminée par ces contraintes de temps et d'espace. Beaucoup d'organisateurs peuvent ignorer ces contraintes en se contentant de multiplier le nombre des salles de conférence et de discussion, en augmentant le nombre des sessions parallèles, ou en allongeant la durée de la conférence. Mais même si chaque sous-problème peut être discuté, il n'existe pas encore de façon satisfaisante de relier les discussions et les conclusions concernant les problêmes liés entre eux, si le besoin s'en fait sentir, ou bien en fait de tirer au clair le degré de parenté, si on présume qu'il en existe. Un réseau complexe de sous-problèmes ne peut pas être traité d'une façon satisfaisante dans le cadre d'une conférence gouvernée par une matrice tridimentionnelle.

On a souvent remarqué qu'il est simpliste, et même naif, d'espérer qu'une synthèse interdisciplinaire (ou à points de vue multiples) se dégagera nécessairement par la simple réunion, dans le même cadre espace-temps, de spécialistes de disciplines ou d'écoles de pensée différentes.La synthèse est encore plus improbable si les idées, exprimées en sessions parallèles, sont acheminées par la technique traditionnelle des "rapports de groupe à la session plénière" qui laisse le soin de faire la synthèse au président ou au conférencier dans son discours de clôture. Il est urgent de s'efforcer d'améliorer cette situation.

4. Restructuration flexible des programmes

Il est évident qu'il y a beaucoup de restrictions dans une conférence qui est liée à une structure de programme, déterminée de nombreux mois avant sa date d'ouverture. Dans le cas extrême, il faut tenir certaines sessions même si personne ne s'y intéresse, il faut écouter certains conférenciers, même si la plupart des participants préféreraient utiliser leur temps autrement; des sujets nouveaux ne peuvent pas être discutés parce qu'il n'y a pas de place dans le programme, même si beaucoup de participants considèrent que ces questions sont plus importantes que d'autres sujets du programme.

La flexibilité dynamique de programmation, nécessaire aux organisateurs, est résumée par les points suivants :

(a) les organisateursdoivent pouvoir changer heure par heure le programme, en cours de conférence, à la lumière des informations qui leur parviennent :

  • affectation de sessions pré-planifiées à des salles particulières selon le nombre de personnes se déclarant désireuses d'y assister (cela peut entraîner l'annulation de certaines sessions pour faire place à d'autres);
  • affectation de salles à de nouvelles sessions proposées à la dernière minute sur la base de l'intérêt suscité au cours d'une session particulière.
  • affectation d'équipement audio-visuel et de facilités d'interprétation simultanée à certaine salles, suivant les besoins révisés.

(b) Il faut que les organisateurs soient capables d'exercer l'optimum de contrôle sur le déroulement des communications, pour maximiser les contacts entre participants et l'expression d'une nouvelle activité, et cela sans perturber complètement la conférence ou dépasser les possibilités des équipements disponibles.

(c) Pour obtenir les avantages du mode réticulaire partout où cela est possible, il faut que les organisateurs aient le moyen de déplacer l'équilibre entre les modes de communication: entre

  • un mode essentiellement hiérarchique
  • un mode de sessions par petits groupes
  • un mode de réunion amorphe

Il est évident que chaque fois que la conférence tend vers la stérilité, il faudrait accroître l'interaction entre les participants, mais que chaque fois que la conférence devient incontrôlable, il faudrait recourir plus largement au mode hiérarchique.

Il est clair que les organisateurs sont confrontés au problème de contrôler des programmes de conférence évoluant d'une manière flexible, plutôt que des programmes traditionnels prédéterminés. Ces problèmes n'ont pas encore été explorés à aucun niveau.

5. Expérience à acquérir pour améliorer la dynamique des conférences

II existe une expérience considérable déjà acquise pour orer les réunions de petits groupes (de 10 à 40 personnes) dans un environnement monolingue. On s'est très peu préoccupé d'améliorer la dynamique de conférences plus grandes, spécialement dans un environnement multilingue et multiculturel. C'est évidemment pour ce dernier genre de conférence que de nombreux projets sont exprimés, qu'ils acquièrent le support nécessaire, et qu'ils sont approuvés.

Voici quelques spécialisations qui pourraient utilement devenir aussi courantes que celles de secrétaire de conférence ou d'interprète de conférence: médiateur de dynamique des conférences; médiateur interculturel; médiateur interdisciplinaire; analyste de conférence; spécialiste en contact; conseiller en présentation, etc ... Certains d'entre eux sont présentés à l'Appendice 3.

6. Technique de facilitation de la dynamique des conférences

On a porté une attention considérable à l'équipement technique destiné aux conférences. La presque totalité d'un tel équipement tend à faciliter la tâche d'une personne qui expose ses idées à beaucoup d'autres personnes sous le contrôle du président de la session. Mais on s'occupe peu, ou pas du tout, de faciliter la communication à double sens entre les participants. Par exemple, il est encore très courant que 500 à 1000 participants essayent de communiquer (si les organisateurs le permettent) par l'intermédiaire d'un"tableau de messages" sur lequel sont épingles des notes, dans l'espoir que les destinataires les trouvent. Il existe beaucoup d'autres moyens techniques ou de procédures possibles pour améliorer la dynamique des conférences (voir Appendice 3).

7. Autres formes possibles de conférences

Par les méthodes décrites dans les deux sections précédentes, on peut modifier la dynamique des conférences, soit modestement, soit d'une façon très significative, selon les risques que les organisateurs et les participants sont préparés à prendre. Certaines d'entre elles dérivent de la section précédente, et pourraient efficacement donner un style de conférence différent et beaucoup plus dynamique :

  • des moyens de communication contrôlés par les participants
  • la création de contacts assistés par ordinateur
  • des discussions par ordinateur, sur place.

Certains effets sont exposés dans l'Appendice 3.


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